6 étapes pour bien préparer un Road Show

Par Absolute Event le 22 juillet 2016

Parmi les méthodes de vente permettant de s’adresser directement à vos clients et/ou distributeurs, le road show s’avère être une solution idéale. Il se présente sous la forme d'une tournée promotionnelle durant laquelle vos commerciaux se déplacent de ville en ville avec le même dispositif événementiel pour promouvoir vos produits et/ou services auprès du public ciblé. 

L'atout majeur du road show est cette rencontre unique avec votre public sur le terrain pour présenter et expliquer les avantages de votre offre sous forme d'animations et de démonstrations

Différents objectifs peuvent être fixés lors de cette tournée : assurer le lancement d'un nouveau produit,  développer la notoriété de votre entreprise, augmenter le chiffres d'affaires, renforcer l'image de marque etc... Afin de profiter au maximum des retombées d’une telle série d'événements, rappelons  qu’un road show ne s’improvise pas. Voici les six étapes clés pour optimiser l’organisation et bien préparer un  road show.

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1/ De l’importance du rétroplanning

Le premier point à ne pas négliger concerne le timing, et plus particulièrement la prise en compte du temps nécessaire à la mise en place de chaque élément du road show – or il va sans dire que plus celui-ci sera “complexe”, et plus le délai nécessaire à sa préparation  sera important.

Le rétro-planning permet d'avoir une vue d'ensemble cohérente et d'être réaliste dans vos estimations de délais. Il doit être réalisé  dès le lancement  du projet pour valider ou non les éléments  clés du road show, notamment la date de départ et les différentes étapes.

La rédaction d'un roadbook est également essentielle pour s'assurer du bon déroulement du roadshow un fois lancé :  il faudra préciser les missions des différentes équipes de commerciaux (date, lieux, horaires, plans, contact, etc.)

2/ Le support et la durée selon les objectifs et le budget

Par la suite, vous devrez définir la forme du support la plus adéquate par rapport au message que vous souhaitez faire passer. Il peut s’agir d’un camion, d’un bus, ou bien encore d’un convoi constitué de plusieurs moyens de locomotion. Il est également possible d'organiser  une “simple” tournée commerciale dans plusieurs salons régionaux.

Le support dépendra aussi bien sûr de votre budget, tout comme d’ailleurs la durée souhaitée du road show. Plus vous ferez de lieux différents, plus votre road show aura forcement d'impact ;-)

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Le dispositif complet du road show "Gardena Robots Tour" qui parcourt plus de 130 dates en France chaque année.

3/ Les aspects logistiques à ne pas négliger

La troisième étape du projet permet d’aborder le volet logistique. De fait, il faut prévoir un calendrier de la tournée, intégrant de nombreuses données, parmi lesquelles :

  • la répartition des équipes de commerciaux en fonction des lieux

  • les temps de déplacement
  • les temps de montage/démontage

  • la durée de l’opération

La période de l’année et la région considérées ne doivent pas non plus être négligées. La topographie et/ou la météo sont susceptibles d’avoir un impact sur votre “salon itinérant”.

 

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4/ La quête des sites idéaux pour votre parcours

Une fois les problématiques de timing et de logistique réglées, il convient de s’atteler à la recherche de sites adaptés pouvant accueillir le road show. Vous devrez alors intégrer dans votre démarche la problématique des autorisations administratives et des divers besoins techniques. Autres aspects importants, la restauration, la sécurité, les contraintes fiscales particulières, etc.

5/ La bonne communication

Ne négligez pas les outils de communication :

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Le relooking complet des camions Gardena !

 

Votre road show sera un véritable succès s'il est attendu. Faites du teasing sur les réseaux sociaux et donner des nouvelles régulièrement sur l'avancée de la tournée. La communication est la clé de la notoriété et la réussite de votre road show ! 

6/ Le point avant, pendant, et après sur les objectifs visés

Enfin, un road show ne pourrait pas être considéré comme pleinement efficace sans une définition précise des objectifs opérationnels attendus, sinon comment pourrait-on le savoir ! En effet, de ceux-ci découleront le profil des intervenants, les éventuelles formations à prodiguer, l’argumentaire commercial à utiliser, etc.

Pour avoir une visibilité sur son impact, le plus simple est de réaliser des reportings fréquents pendant l’événement  ainsi qu'un débriefing avec tous les participants – dans une optique de suivi efficace des contacts clients.

 

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