6 étapes pour organiser un anniversaire d’entreprise mémorable

Par Absolute Event le 29 janvier 2018

Organiser un anniversaire d’entreprise constitue un challenge corporate considérable… mais tellement passionnant ! L’enjeu est de taille car il s’agit de mettre à l’honneur l’ Entreprise” avec un grand E : les étapes qu’elle a réussi à franchir, l’implication et les compétences de ses collaborateurs, la culture et les valeurs qu’elle a su transmettre au cours des années.

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Une analyse fine et complète de l’organisation doit donc s’effectuer bien en amont. L’objectif ? Réaliser un anniversaire sur mesure en accord avec la personnalité de l’entreprise et qui marquera durablement les esprits.

Vous l’aurez compris, l’erreur ne peut être tolérée sur ce type d’événement et il est donc fortement conseillé de se faire accompagner par une agence événementielle. Elle vous guidera pas à pas en suivant les différentes étapes pour réussir cet anniversaire d’entreprise. 

1) Briefez l'agence sur le contexte interne de l’entreprise

Dans un premier temps, l'agence réalisera une analyse complète du contexte interne de l’entreprise. Cette première étape est un réel travail d’immersion au sein de la vie corporate de l’entreprise Plus elle connaîtra l’entreprise de l’intérieur, plus pertinentes seront ses propositions dans l’organisation de l’anniversaire, et plus fort sera l’impact émotionnel généré chez vos collaborateurs. Pour cela, les deux points essentiels à analyser sont la culture et l’historique de l’entreprise.

Voici l'ensemble des informations qui devront être fournies à l'agence :

  • Quelles sont les valeurs de l’entreprise ? Quelle est la personnalité de l’organisation ? (Si l’entreprise était une personne, comment aimerait-elle qu’on la décrive ? Joyeuse, sérieuse, créative, amicale, ….?)

  • Les collaborateurs ont-ils développé un sentiment d’appartenance à l’entreprise ? Pour quelles raisons ? 

  • Quels ont été les moments forts de l’historique de l’entreprise ? (rachats, niveau de croissance de chiffres d’affaires, embauches, nouveaux bâtiments, etc).

  • Quels sont les points « sensibles » de l’organisation ? (vécus des salariés, historique économique, incendies, accidents, disparitions, déménagements etc…)

  • Comment se sont passés les précédents anniversaires ? (thème, activités, ambiance…) Quels sont les points à améliorer ?

  • Quelle vision portent les dirigeants ou les principaux acteurs de l’entreprise ? (Pour répondre à cette question, faites des interviews des hommes clés de l’entreprise : Comment appréhendent-ils cet anniversaire ? De façon émotionnelle ou rationnelle ?)

Toutes ces informations permettront  ainsi à l'agence de comprendre en profondeur l’identité de votre entreprise, le socle sur lequel va se construire cet anniversaire.

2) Définissez l’environnement externe 

L’environnement externe de l’entreprise doit aussi être pris en compte par l'agence lors de la production d’un anniversaire. 

  • Dans quel contexte économique l’entreprise évolue-t-elle ? Quels sont les enjeux à venir, les négociations en cours, les risques potentiels (rachat, fusion…) ?

  • Quels types d’événements vos concurrents ont-ils organisé ? Renseignez vous sur la concurrence et sa façon d’appréhender un anniversaire corporate (points forts / points faibles/ nouvelles idées ).

  • Quel est le contexte événementiel de la période envisagée pour l’anniversaire ? (match de foot, élections, vacances, salon professionnel, risques de grèves, etc…). Vous pourrez si vous le souhaitez développer une thématique autour d’un événement en particulier (Jeux Olympiques, Coupe du Monde de Football, etc). 

  •  De son côté, l'agence vous fera part des nouvelles tendances dans le monde de l’événementiel notamment en termes d’avancées technologiques (digitalisation, show musical participatif, réalité virtuelle, etc).

    défi-live-music-absolute-event.jpgLe Défi Live Music : le challenge musical participatif  de l'agence Absolute Event

3) Décrivez le profil des participants

Connaître son public cible est essentiel pour fêter un anniversaire d’entreprise :

  • Combien d’invités souhaitez-vous inviter ? Les collaborateurs peuvent-ils venir accompagnés ? Avec leurs enfants ?

  • Votre public est-il interne et/ou externe ? (franchisés, revendeurs, partenaires, clients)

  • Avez-vous prévu un regroupement de sites (antennes) géographiques pour célébrer l’événement ? 

  • Quelles catégories socio-professionnelles seront présentes ? (% de cadres, % d’employés, CSP +, CSP -)

  • Quelle est la répartition hommes / femmes ?

  • Quel est l’âge moyen des participants ?

  • Quelle est la culture dominante au sein de vos invités ? (niveau d’implication dans l’entreprise, traits de personnalité communs)

  • Quels activités ou événements les participants ont-ils déjà réalisés ?

Lorsque l’effectif des participants est important, il est possible de produire événement en plusieurs sessions (2 soirées à la suite par exemple pour gérer plus de monde dans un espace pas forcement adapté pour une seule session ou pour être plus proche des invités).

En procédant ainsi, vous pourrez également organiser un anniversaire sur mesure en fonction de la typologie des invités (1 soirée pour les VIP, le top management, les clients + 1 soirée pour le reste des collaborateurs).

Le profil des participants sera déterminant dans le choix du thème, du lieu de l’événement et des animations proposés par l'agence événementielle.

4) Communiquez avant/pendant/après l’événement 

Point évident à mentionner : un anniversaire d’entreprise ne se fête pas tous les jours ! Ce grand moment corporate a lieu en général tous les 10 ans… Alors misez au maximum sur la communication auprès de l’ensemble de vos parties prenantes : l’entreprise est en fête et se doit rayonner !

Communication pré-anniversaire

logo-anniversaire-entreprise.png

Au préalable, il est fortement conseillé de demander à l'agence de créer un logo d’anniversaire et une charte graphique spécialement conçue pour l’événement. Ils seront ainsi déclinés sur l’ensemble des supports de l’entreprise (de la signature mail en allant jusqu’aux véhicules des collaborateurs). L’élaboration d’une charte musicale est aussi un excellent moyen d’ancrer cet anniversaire dans l’esprit des collaborateurs.

Côté pratique, certaines agences proposent à leurs clients la conception d'un site internet dédié qui permettra de communiquer les informations pré-événement (accès, parking, hôtels, dress code, etc) et de gérer les inscriptions des participants (reporting, accès plateforme administrateur).

Communication le jour J

Pour le jour J, l'agence assure la production et la refonte des documents d’intervention (power point, vidéos, jingles, etc).  Absolute Event propose d'ailleurs régulièrement à ses clients la réalisation d'un film Historique Entreprise” :  en retraçant les moments forts de l’organisation,  l’émotion sera garantie auprès des participants ! 

Pour veiller au bon déroulement de l’anniversaire, le régisseur général de l’évènement (membre de l’agence) mettra au point un document nommé conducteur. Il s’agit d’une véritable partition détaillée dans le temps qui reprend le déroulement technique complet de l’événement (son, vidéo, lumière, intervenant).

N’hésitez pas à choisir une thématique pour cet anniversaire et orienter votre communication autour d’un grand message (innovation, cohésion, partage ). Assurez-vous toutefois de rester cohérent dans la sélection des intervenants et des animations... Mais pas de panique, l'agence est là pour vous conseiller !

Communication post-anniversaire

L’anniversaire étant passé, l'agence mettra en ligne sur le site dédié à l’événement le reportage photos et le clip vidéo réalisé pendant la soirée. L’agence Absolute Event propose à ses clients l’accès à un site privé avec un édito personnalisable. Enfin, partagez le tout sur les réseaux sociaux !

mini-site-evenementiel.pngL' Absolute Report pour télécharger photos et vidéos - by Absolute Event

5) Gérez de façon minutieuse la logistique 

Prudence avec la partie logistique !

  • La recherche d’un site pour accueillir l’anniversaire d’entreprise est le véritable point de départ pour l'agence : souhaitez-vous l’organiser dans un endroit prestigieux (ex : Pavillon Baltad à Paris) ou bien exploiter un lieu spécifique de l’entreprise (entrepôt, hall d’accueil, etc) ? L’avantage de cette deuxième option, en plus de son faible coût, est de faire exister l’événement sur le lieu même de l’entreprise !

  • Pour la réservation des chambres d’hôtel, il faudra fournir à l'agence le nombre exact de chambres single, chambres twin (une chambre avec 2 lits séparés pour 2 participants) et chambres doubles (pour les participants accompagnés de leur conjoint).

  • Elle se chargera de rassembler l’ensemble du mobilier nécessaire à l’aménagement du site (mobiliers de restauration, de salle, lounge, technique, sanitaire) ainsi que de la décoration intérieure et extérieure.

  • La gestion des transports peut aussi être pris en charge par l'agence: réservations, accompagnement, gestion des départs et arrivées, surveillance des parkings, taxis individuels pour le retour…

  • Des hôtesses d’accueil seront prévues à l'accueil : elles s’occuperont du badging des participants à leur arrivée, du vestiaire, et éventuellement de la remise des cadeaux.

    anniversaire-entreprise-1.jpgLes 40 ans du groupe Delisle au célèbre Pavillon Baltard !

6) Créez la fameuse "cerise sur le gâteau”

Cet anniversaire d'entreprise doit se transformer en véritable show festif pour être réussi...  et bien sûr,  un anniversaire sans gâteau n'existe pas ! Le traiteur pâtissier créé en général une pièce spéciale qui reprend le logo de l’anniversaire ou un élément particulier du métier de l'entreprise.  

gateau-anniversaire-entreprise -2.jpgL'entrée étincelante du gâteau avec le PDG du groupe Delisle !

 

L'entrée sur scène du gâteau est le moment tant attendu par les participants : elle devra donc être la plus scénarisée possible :  lancement simultanée d'un jingle musical, mise en lumière particulière et effets spéciaux pourront être ajoutés (laser, paillettes, confettis, fumigènes..). Autant de points techniques pour faire de cet instant majeur un moment "Magique" dans l’évènement !

Conclusion

Organiser un anniversaire d'entreprise demande un travail considérable de préparation (1 an voire parfois 2 ans avant le jour J ! ). En travaillant main dans la main avec votre agence et en suivant ces différentes étapes, vous parviendrez à créer un anniversaire mémorable à l'image de votre entreprise !

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