Les astuces pour gagner du temps sur votre projet !
Exposer sur un salon, ça se prépare ! Votre entreprise, à juste titre, en attend un retour sur investissement. Rien de tel que de vous reposer sur un spécialiste pour bien préparer votre présence, votre stand et vos animations. Pour lancer une coopération efficace, mieux vaut soigner le brief que vous allez soumettre à votre agence. Vous lui donnez ainsi les moyens de passer à l'action de façon ciblée.
Voici plusieurs points à définir pour bien rédiger votre brief de stand :
Il est primordial de bien transmettre à votre agence tous les contacts des personnes liées au projet et de présenter votre entreprise. Le point le plus stratégique dans votre présentation est de décrire votre activité, les produits-services que vous souhaitez présenter sur votre stand, ainsi que les nouveautés. Quelle est votre savoir-faire ? Pourquoi souhaitez-vous participer à ce salon ? Que souhaitez-vous mettre en avant sur cet évènement ?
Il est plus confortable de réaliser cette partie du brief lors d’un rendez-vous. Mais si cela ne peut pas être le cas, il est important que l’agence comprenne votre ADN.
Vous avez établi votre stratégie de communication pour cette année : votre standiste a besoin de comprendre vos enjeux et objectifs. Synthétisez ceux-ci et exprimez clairement vos attentes pour votre présence sur le salon étudié. Qui sont vos cibles ? Quel est votre message ? Quelles sont vos attentes en interne ?
Communiquez à l’agence tous les éléments qui vont lui permettre de “s’immerger dans votre monde” : vos plaquettes et derniers supports de communication, votre mode de communication avec vos clients, les dernières campagnes de lancements produits, votre activité sur les réseaux sociaux, la liste des salons sur lesquels vous avez prévu d’exposer cette année.
Indiquez également quel “style” de stand vous recherchez. Vous pouvez joindre des exemples de réalisations qui vous plaisent, des photos d’ambiances.
Il est intéressant de joindre à votre brief vos réalisations passées afin que l’agence visualise votre fonctionnement sur le stand, mais aussi vos gouts et vos antécédents.
Une fois les présentations faites, passez à l'évènement lui même. Là encore, ne craignez pas d'en dire trop dans votre brief ! Précisez toutes les informations pratiques de l'évènement (lieu, date, numéro de stand, surface, contact de l’organisateur, etc...). Joignez le dossier technique (règles d’architecture Salon) si vous en avez un, ou de quoi y accéder en ligne si vous avez reçu votre lien “exposant”.
C'est le moment également d'expliquer ce qui va se passer sur votre stand. Cette vision dessine les différentes zones à organiser sur votre surface d'exposition. Allez-vous y faire des démonstrations techniques ? Convier vos invités et visiteurs à partager un café ? Prévoyez-vous de petites sessions plénières impliquant de bien installer votre auditoire ? Avez-vous besoin de salles de réunion? Listez tous vos besoins sur le stand.
Le nec plus ultra reste de confier l'ensemble de l'évènement à votre agence : un seul contact pour une expertise qui vous servira sur tous les fronts. Toutefois, à vous de mettre le curseur au bon niveau. Précisez donc, à ce niveau, si vous souhaitez que l’agence gère les prestations de traiteur, d’hôtesses, etc.. mais également tout accompagnement de communication afférent au projet.
C'est le moment d'indiquer vos prévisions budgétaires et d'être précis sur les prestations que vous souhaitez déléguer. Pensez à expliquer toute attente spécifique.
La précision de votre enveloppe budget est importante pour que l’agence puisse concevoir l’espace et utiliser les matériaux adéquats.
(Lorsque vous décidez d’acheter une voiture, vous savez vers quel modèle vous allez vous orienter en fonction de votre budget. Il en est de même pour un projet de stand !)
N'hésitez pas à télécharger le modèle de brief de stand conçu par nos soins : avec ce support, vous êtes certain de ne rien oublier !