Une carte d’invitation est un objet papier ou un objet virtuel. Dans les deux cas, elle est un outil de communication indispensable lors de l’organisation d’un anniversaire d’entreprise. Elle remplit d’ailleurs plusieurs fonctions, à savoir informer les invités, donner le ton de la fête et susciter l’envie de participer à l’événement.
Mais quels conseils suivre pour créer une carte d’invitation originale et personnalisée ? Comment marquer les esprits avant même que la fête d’anniversaire ait commencé ? Découvrez tous nos conseils et astuces.
La création et la conception de la carte d’invitation correspondent au point de départ. En effet, l’organisation d’un anniversaire d’entreprise passe nécessairement par l’envoi d’une carte pour prévenir les invités du jour et de l’heure de la fête d’anniversaire. Mais créer une carte d’invitation suppose de prendre en compte plusieurs éléments.
Le premier élément concerne le support de la carte. Deux solutions s’offrent à vous : envoyer une carte sur un support digital ou sur un support papier. En cas de gestion digitale, vous devrez vérifier les contraintes techniques informatiques, avec notamment le firewall qui peut bloquer la réception de vos mails. Il faudra également déterminer l’objet de l’email.
Si vous faites le choix d’un support papier, vous devrez sélectionner un papier. Grammage, couleur ou encore format, tout est une question de choix et d’harmonie entre l’invitation et la soirée d’anniversaire, entre l’invitation et le thème retenu pour votre événement. À noter que le grammage de la carte peut faire augmenter les frais d’expédition.
Après l’étape du support vient celle de la création. Quel style de carte imaginez-vous ? Quel design créer pour l’occasion ? Comment trouver la bonne idée ? Il existe des cartes toutes prêtes, mais pour marquer les esprits de vos invités, il est conseillé de confier la création de votre invitation à un professionnel dont c’est le métier. De cette manière, vous avez la garantie que la charte graphique de la carte d’invitation respecte le thème retenu pour l’anniversaire. Vous bénéficiez de ses conseils de qualité pour vous démarquer.
Certaines entreprises décident de créer un logo spécial pour l’anniversaire de leur marque. Dans ce cas, ce logo devra être intégré dans la création de l’invitation. Il est aussi possible de créer un mini-site dédié à l’événement. Cette information pourra alors être relayée dans l’invitation.
Le texte est un autre élément majeur d’une carte d’invitation. Des informations concrètes doivent être intégrées dans le texte, comme le lieu de la fête, la date ou la formule retenue, avec un cocktail dinatoire, une soirée, un repas, etc. Le style du texte annonce déjà le thème de la fête. En effet, le texte peut être :
Une fois de plus, vous pourrez trouver des modèles et des exemples de textes. Mais rien ne remplace la personnalisation de votre carte et donc la création d’un texte sur mesure. En tant que spécialiste de l’événementiel, notre travail est de rédiger un texte unique. Ce texte d’invitation personnalisé véhicule vos valeurs et donne véritablement envie aux invités de participer à l’anniversaire de votre entreprise. C'est aussi un outil de communication performant qui incite vos invités à confirmer leur présence.
Une fois que la carte est créée, il convient de la faire parvenir aux invités, par mail ou par voie postale. Mais à quelle date est-il préférable de l’envoyer ou de la poster ? Si c’est par email, quel jour de la semaine faut-il éviter ? Le choix de la date d’envoi se révèle déterminant pour la prise en compte de votre invitation.
La liste des invités est indispensable pour envoyer des invitations. Cette liste doit contenir plusieurs informations, comme les noms et prénoms des invités, mais aussi leur fonction dans l’entreprise ou leur lien avec la marque, leurs coordonnées, etc.
Un envoi simple ne suffira peut-être pas. Vous serez certainement amené à réaliser des relances. À quel moment les faire ? Quel texte rédiger pour ces relances ? Faut-il les faire par courrier, par mail ou par téléphone ?
Les réponses vont arriver de différentes manières. Même si vous fournissez des informations sur les invitations, vous ne pourrez pas empêcher que certains invités répondent d’une autre façon que celle annoncée. Pour être efficace, prévoyez un fichier de suivi des réponses. Une personne doit piloter la gestion des réponses, car elles contiennent des informations déterminantes pour l’organisation de la fête d’anniversaire.
Les réponses vous permettront de déterminer précisément le nombre de convives. Vous disposerez également d’informations concernant les allergies alimentaires. Enfin, vous pourrez réaliser le plan de table une fois que vous connaîtrez la liste complète des invités qui ont validé leur présence.
Lors de l’événement, les invitations jouent leur dernier rôle. En effet, il faut prévoir un système de contrôle de l’invitation afin d’ouvrir l’accès à la fête uniquement aux personnes présentant leur invitation. Ce système de contrôle peut être réalisé par des hôtesses et peut concerner des badges, des coupons, des QR codes, un pass, etc.
Enfin, quelques jours avant la cérémonie, vous aurez peut-être besoin de délivrer des invitations de dernière minute. Vous devrez alors être en mesure de fournir un badge ou un pass neutre.
En tant qu’agence événementielle, nous créons des événements professionnels sur mesure et innovants. Une inauguration, une fête de fin d’année, une soirée de vœux et un anniversaire sont des événements qui doivent être imaginés selon l’ADN de l’entreprise. L’organisation d’un événement professionnel demande de la créativité, mais aussi de l’expérience et de la rigueur.
La création de cartes d’invitation suppose de passer par différentes étapes incontournables. Notre équipe professionnelle se charge de vous présenter un modèle inédit et qui marquera l’esprit de vos collaborateurs et de vos invités. La carte doit être reçue par vos collègues ou vos invités comme un cadeau. Avant même l’anniversaire, l’invitation doit faire plaisir et susciter le désir.
By Absolute Event, Studio de création événementielle.