Comment parler comme un “Pro” de l’événementiel ?

Par Absolute Event le 30 mars 2017

Un premier stage ou poste en tant que chargé de communication vous amènera très certainement à organiser un événement pour votre entreprise. Et là c’est la panique… car vous vous rendez compte que vous comprenez à peine les échanges avec vos interlocuteurs du monde de l’événementiel !

Comme tout secteur d’activité, l’événementiel a son propre langage, et ses propres codes. Découvrez sans plus attendre un lexique des mots essentiels à connaître pour mener à bien votre projet d’événementiel !

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3D : Trois dimensions ou tridimensionnel, ces termes caractérisent l’espace qui nous entoure en termes de largeur, hauteur et profondeur. Pour un projet de stand, des plans 3D sont conçus par le bureau d’étude de l’agence (designer) afin de permettre au client de visualiser le stand dans l’espace. Cette technique est aussi proposée pour des projets de scénographie ou agencements spécifiques.

 

Brief : Document rédigé par l’annonceur à destination de l’agence événementielle. Il regroupe les informations nécessaires pour mener à bien l’organisation de l’événement (type d’événement, contexte, objectifs, date, nombre de participants, public cible, etc). Plus le brief sera précis, plus l’agence sera en mesure de proposer un projet d’événement qui répondra aux attentes de l’annonceur.

 

Catering : de l’anglais « restauration, ravitaillement », désigne les repas servis aux équipes d’organisation (technique, animation, production.) Le catering se déroule souvent dans un lieu annexe ou sous une tente dédiée.

 

Chef de projet : Personnel de l’agence responsable du dossier client. Le Chef est en charge de construire” le projet avec report des données qui constitueront l’offre commerciale. Il fera l’interface avec les différents prestataires, artistes et techniciens impliqués dans le dossier.

 

Cocktail : Soirée conviviale et festive souvent sous forme de buffet. Il peut être proposé en formule déjeunatoire ou dînatoire en version assise ou debout. Dans le cas de service plateau”, il faut considérer le nombre de pièces” proposées pour apprécier l’offre.

 

Conducteur : Véritable Partition de l’événement présenté sous forme d’un tableau de type Excel avec différents champs particuliers. Il regroupe les différentes étapes de l’événement, le timing, les numéros de scène, les tâches à effectuer et les personnes chargées de les assurer (son, lumière, vidéo, etc).

 

Convention :  Evénement interne ou externe réunissant l’ensemble ou une partie des membres de l’entreprise autour d’un thème commun ou rassemblement d’un réseau (revendeurs de la marque, diffuseurs…). Le dirigeant cherche à faire passer des messages stratégiques et à rappeler les valeurs de l’entreprise auprès de ses collaborateurs. L’objectif final : créer de l’interactivité et de la proximité avec les salariés de l’entreprise !

 

Draft : Brouillon ou ébauche de document pour un projet d’événement ou de stand.

 

Gala : Soirée festive à caractère prestigieux qui permet de célébrer un événement particulier pour l’entreprise. Elle doit véhiculer les valeurs de l’organisation et donner une image positive de celle-ci. L’objectif est de marquer les esprits des collaborateurs en les impressionnant, les étonnant ou en les amusant. Il faut pour cela choisir un thème original en adéquation avec le profil des participants.

 

Incentive : Du terme anglais signifiant "motivation", c’est un type d’événement organisé pour les salariés d’une entreprise, ou pour des partenaires professionnels, dans le but de les récompenser lorsqu’ils ont réalisé leurs objectifs quantitatifs et qualitatifs. L’objectif est de stimuler leur motivation par une récompense challengeante : concours ou objectifs à réaliser pour gagner des voyages, coffrets ou chèques cadeaux. 

 

Intervenant : Personne qui effectue un discours lors d’un événement. Il existe deux types d’intervenants : l’intervenant interne à l’entreprise (PDG, Vice président directeur marketing, financier, communication ou commercial) et l’intervenant externe qui sera choisi pour ses compétences et son expérience sur un thème donné, en rapport avec l’image de l’entreprise. 

 

Listing :  Liste complète des invités, inscrits ou participants à un événement.

 

Pax : Terme qui désigne les participants à un événement, issu à l’origine du monde du transport aérien (abréviation de l’anglais passenger” qui désigne les personnes présentes dans l’avion).

 

Plénière : Réunion à laquelle sont conviés l’ensemble des participants d’un événement, contrairement aux sous-commissions où les participants sont réunis en petits groupes sur des thématiques différentes.

 

Reco(mmandation) : Dossier qui présente le projet événementiel, réalisé par l’agence en réponse à un appel d’offre de l’annonceur. Il répond précisément aux problématiques du brief et contient plusieurs parties : contexte, parti-pris, concept, déroulé, retroplanning, budget, etc.

 

Rétro-planning : Calendrier qui permet de monter un événement en listant toutes les tâches préparatoires et nécessaires à la réalisation d’une action. Pour chaque action, leur(s) responsable(s) et leur échéance sont précisées. L’objectif est de fixer les dates auxquelles le travail doit être réalisé et de visualiser dans le temps les étapes du projet.

 

Régisseur général : Responsable technique de la préparation, de l’exploitation, de la coordination et de l’organisation matérielle, humaine et technico-administrative de l’événement. Il est chargé de la liaison entre la direction, le personnel artistique et les chefs techniques du plateau. Cette personne est le chef d’orchestre de l’événement qui suit précisément le conducteur avec les différents intervenants et prestataires.

 

Roadbook : Déroulé complet de l’événement qui résume les missions de tous les organisateurs et intervenants avec les informations importantes à sa bonne réalisation (horaires, plans, contact, etc.)

 

Road show : Tournée promotionnelle où un même dispositif événementiel se déplace de ville en ville. L’entreprise présente ses produits, services, nouveautés avec des spectacles, animations et démonstrations auprès de leur coeur de cible.

 

Rooming : Liste de la répartition des chambres pour les convives (ou équipe de production).

 

Rough : Dessin, schéma crayonné pour présenter le projet. Il permet de transcrire et de concrétiser une image mouvante du cerveau pour qu’elle prenne du sens en quelques traits. Le rough précise les emplacements techniques tout en donnant une ambiance au projet. Un rendu qui se veut beaucoup plus chaleureux qu’un 3D dans certains cas… plus idéal pour donner un sens à son imagination ! 

 

Runner : Le dépanneur, l’homme à tout faire, le touche à tout” à qui on fait appel pour résoudre un problème rapidement. Un intervenant qui tâche son costume? Une pièce qui manque pour le montage de l’infrastructure? Besoin de quelque chose de spécial pour la loge du Vip ? Le runner (qui possède souvent de nombreux contacts quel que soit le lieu) devra trouver une solution le plus vite possible ! Une sorte de Concierge” de la production.

 

Scénographie : Organisation d’un espace grâce à la coordination des moyens techniques et artistiques (décoration, lumière, mobilier, etc.)

 

Séminaire : Réunion de travail pour les collaborateurs interne d’une entreprise. Elle a lieu en dehors du cadre professionnel et peut s’étendre sur un week end. L’objectif est d’étudier un même thème, une même problématique par groupes de travail. Plusieurs activités sont proposées aux participants pour développer l’esprit d’entreprise.

 

Team-building : ou construction d’équipe” en français est un événement qui vise à renforcer la cohésion et de la motivation au sein des équipes de collaborateurs d’une entreprise. Pour cela, des activités ludiques sont proposées aux participants : activités sportives, artistiques, culinaires, etc. Il s’agit d’un cercle vertueux simple et efficace : plus il y a de bonne humeur collective, plus les individus d’un même groupe se dépasseront pour contribuer à la réalisation d’un tâche commune.

 

Toppeur : Personne chargée de donner les top !” pendant l’événement à l’ensemble des techniciens et des régisseurs. Ces tops” permettent d’effectuer les changements de lumière, de lancer un jingle, de projeter une vidéo, de changer de slides, etc. C’est le plus souvent le toppeur qui rédige et pilote le conducteur de l’événement. Une partition précieuse qui rendra l’évènement le plus fluide possible…en toute efficacité !

 

VHR (Véhicule-Hôtel-Restauration) : Ensemble des frais du staff de l’événement (artistes, techniciens, membre de l’agence événementielle) : coût du trajet pour s’y rendre (billets de train, d’avion), coût de l’hébergement sur place, et frais de restauration.

Vous connaissez désormais  le vocabulaire pour parler comme un "Pro" de l'événementiel ;) Découvrez également les 5 clés d'un événement réussi dans notre ebook  !

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