Les 5 contraintes d’organiser un événement sans agence

Par Absolute Event le 06 mars 2018

Certaines entreprises choisissent d’organiser en interne leurs événements (convention, séminaire, anniversaire, voyage, etc) : elles assurent donc seules la production de l’événement sans recourir aux services d’une agence événementielle. En procédant ainsi, elles doivent faire face à des impératifs considérables en matière de réglementation que seules les agences les plus sérieuses maîtrisent du bout des doigts.

Faites attention car les contraintes ne seront pas les mêmes d’une simple soirée de gala à une convention à l’étranger ! Responsabilité civile, assurances, garantie financière… nous faisons le point dans cet article sur l’ensemble des impératifs réglementaires à anticiper si vous organisez seul votre événement d’entreprise.

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1) Être responsable 1 en cas de problème !

Le facteur X imprévu

Si vous choisissez d'organiser un événement sans agence, vous deviendrez alors l’unique responsable en cas de problèmes. Impossible de vous retourner vers une agence chargée du projet ! 

Malgré des mois de travail, une conception et un pilotage irréprochable, vous ne serez pas pour autant à l’abri d’un facteur X imprévu qui nuira au succès de l’événement. 

Voici quelques exemples de ces fameux petits problèmes” auxquels vous pourriez être confrontés et tenus pour responsable : vêtements perdus, intoxications alimentaires ou allergies, blessures sur une activité, incendies, accident lors d’un transfert, annulation des vols, …. des risques tout en crescendo ! Un conseil : envisagez toujours le pire pour vous prémunir au maximum des conséquences des risques pouvant survenir durant l’événement !

Vous aurez donc la responsabilité d’assurer la sécurité des personnes participant à l’événement et vous devrez faire respecter les obligations légales (règles de sécurité, de surveillance, capacité d’accueil, respect de l’heure de fermeture, etc).

L'assurance Responsabilité Civile Organisateur

Il sera obligatoire de souscrire à une assurance Responsabilité Civile Organisateur (RCO). 

Ce contrat est au profit exclusif des tiers (les participants) : il couvre les dommages corporels, matériels ou immatériels (financiers) causés aux tiers si votre responsabilité en tant qu’organisateur est engagée lors de l’événement assuré.

Voici une liste non exhaustive des dommages causés aux participants pris en charge par une assurance RCO :

  • Les dommages matériels et/ou corporels, y compris pendant le transport (matériels de présentation endommagés lors de son déchargement, participant blessé)

  • Les dommages matériels ou immatériels « consécutifs »

  • Les dommages aux biens mobiliers des locaux (incendie, dégradations des locaux)

  • Les dommages aux biens confiés (vêtements des participants confiés au vestiaire)

  • La responsabilité civile de toutes les personnes participant à l’organisation de l’évènement : bénévoles, membres de l’association, conférenciers…

  • La faute inexcusable 

  • Les intoxications alimentaires

  • Les atteintes à l’environnement

  • La garantie Défense Recours

L’assurance RCO peut être souscrite ponctuellement pour un événement spécifique ou à l’année si l’entreprise en organise régulièrement. Selon le type d’événements, vous pouvez aussi être amené à souscrire une assurance complémentaire, en fonction de chaque caractéristique de votre projet (nombre de personnes, lieu, etc). 

2) Avoir des contraintes réglementaires du lieu de l’événement

Typologie des établissements recevant du public (ERP)

Les établissements recevant du public (ERP) sont définis par le Code de la construction et de l’habitation (CCH) comme « tous bâtiments, locaux et enceintes dans lesquels des personnes sont admises, soit librement, soit moyennant une rétribution ou une participation quelconque, ou dans lesquels sont tenues des réunions ouvertes à tout venant ou sur invitation, payantes ou non ». 

Le classement des ERP s’effectue par type et par catégorie. 

Dans le secteur de l’événementiel d’entreprise, il existe 3 types principales d’ERP :

  • Etablissements spéciaux de plein air (PA) 

  • Chapiteaux, tentes et structures (CTS) 

  • Salles de conférence, de réunion, de spectacle ou à usage multiple (L). 

On distingue aussi 5 catégories qui sont définies en fonction du seuil maximal de personnes pouvant être accueillies :

  • 1e catégorie : au-dessus de 1500 personnes ;

  • 2e catégorie : de 701 à 1500 personnes ;

  • 3e catégorie : de 301 à 700 personnes ;

  • 4e catégorie : 300 personnes et en dessous, à l’exception des établissements compris dans la 5e catégorie.

  • 5e catégorie : établissements accueillant un nombre de personnes inférieur au seuil dépendant du type d'établissement.

Réglementation de sécurité de l’ERP

Si votre événement se déroule en intérieur, vous devez appliquer la réglementation de sécurité de l’ERP correspondant. Cette réglementation est détaillée dans le Code de la construction et le Règlement de sécurité propre à l’établissement. Le propriétaire du lieu est chargé de respecter ces règles et devra être en mesure de vous fournir ces informations si besoin. 

En revanche, lorsque l’événement a lieu en extérieur, aucune réglementation de sécurité n’est obligatoire puisqu’il ne s’agit pas d’un ERP (établissement délimité par une enceinte). Néanmoins, les règles de base doivent être appliquées pour assurer la sécurité du public.

 

3) Assurer la sécurité, la prévention et l’accessibilité lors de l’événement

Sécurité des installations électriques 

Dès lors que vous mettez en place une installation électrique sur le lieu de l’événement, vous pourrez faire face à des risques d’électrisation, d’électrocution et dans le pire des cas d’incendies.

Le contrôle des installations électriques est obligatoire, dans tout établissement recevant du public. Ces réglementations imposent au propriétaire du lieu d’effectuer une vérification périodique annuelle des installations électriques.

Dans le cas où l’installation électrique est mis en place spécifiquement pour l’événement, celle-ci doit être également vérifiée par un organisme de contrôle agréé avant l’événement.

Prévention incendie

Vérifiez avec le propriétaire du lieu la présence d’extincteurs (obligatoire dans le cas d’un ERP) en cas d’incendie. 

Evaluez le risque de réaction au feu des différents matériaux présents au sein du local.

Redoublez également de vigilance si vous incluez des animations impliquant des flammes telles qu’un spectacle de cracheurs de feu ou un feu d’artifices.

Accessibilité  

Vérifiez les différents accès au lieu de l’événement ainsi que la présence de sorties de secours

Veillez également à mettre des dispositifs pour assurer l’accessibilité aux personnes à mobilité réduite.

 

Equipes de sécurité 

  • Equipe de secours

Si votre événement d’entreprise rassemble plus de 1500 personnes, la mise en place d’un dispositif prévisionnel de secours est obligatoire. Il faudra alors prévoir un poste de secours assuré par une association agréée sécurité civile telle que la Croix Rouge.

  • Equipe de sécurité

Engagez des vigiles pour assurer la sécurité de l’événement (vérification des sacs à l’entrée avec le plan vigipirate).

  • Equipe d’organisation

A défaut de ne pas avoir engagé une agence événementielle, il vous faudra évidemment constituer une équipe d’organisation qui agira en véritable maître de cérémonie de l’événement.

4) Garantir un séjour ou voyage d’entreprise

Lorsque vous organisez par exemple une convention à l’étranger sur plusieurs jours (transport + logement), vous êtes considérés comme un opérateur de voyages et de séjours et cette activité doit être réglementée

Vous devez procéder à une demande d’immatriculation obligatoire auprès d’Atout France, établir avec une compagnie d’assurance un contrat de Responsabilité Civile Professionnelle (vu précédemment) et enfin, obtenir d’une société spécialisée une garantie financière.  

La procédure réglementaire étant contraignante, seulement les agences événementielles sérieuses respectent la législation en vigueur : les gros soucis arriveront en cas de problème ou de contrôle !

Immatriculation Atout France 

Toute personne physique ou morale organisant ou vendant un forfait touristique doit être immatriculée auprès d’Atout France.

D’après l’Article L211-2 du Code du tourisme, constitue un forfait touristique la prestation :

1° Résultant de la combinaison préalable d'au moins deux opérations portant respectivement sur le transport, le logement ou d'autres services touristiques non accessoires au transport ou au logement et représentant une part significative dans le forfait ;

2° Dépassant vingt-quatre heures ou incluant une nuitée ;

3° Vendue ou offerte à la vente à un prix tout compris.

L'immatriculation est renouvelable tous les 3 ans.

Garantie financière 

Vous devrez avoir recours à une garantie financière si votre événement inclut un voyage. Différents organismes de garantie collective comme l’ASPT (Association Professionnelle de Solidarité du Tourisme), numéro 1 de la garantie voyageur, permettent aux entreprises adhérentes de dispenser à leurs voyageurs la garantie financière prévue par le Code du Tourisme.

En effet, la loi no 2009-888 du 22 juillet 2009 et ses textes d'application fixant les conditions d'exercice des activités relatives à l'organisation et à la vente de voyages et de séjours impose "de justifier, à l'égard des clients, d'une garantie financière suffisante, spécialement affectée au remboursement des fonds reçus et à la délivrance de prestations de substitution dans le cas d’une éventuelle défaillance de l’agence de voyage ». 

  • Garantie des Services 

En cas de défaillance financière de l’opérateur de voyage, la garantie des services de l’APST s’applique sous la forme de prestations de substitution semblables ou équivalentes à celles qui ont été commandées par le "client consommateur” auprès de l’opérateur. Elles seront adaptées aux circonstances ou aux contraintes de l'urgence. Le client pourra ainsi poursuivre son voyage ou son séjour dans des conditions satisfaisantes. 

  • Garantie des Fonds Déposés 

Lorsque pour des raisons d’ordre purement technique l'APST est dans l’incapacité de fournir sa garantie des services, elle assure le remboursement du montant des acomptes versés dans le cadre des relations contractuelles directement établies entre le "client-consommateur" et l’opérateur de voyage défaillant. 

5) Ne pas bénéficier des conseils d’une agence

Lorsque vous organisez en interne votre événement d’entreprise, vous ne disposerez pas des précieux conseils d’une agence. Certes, vous parviendrez à organiser cet événement (parfois même dans la douleur…)  mais n’aurait-il été pas plus judicieux de recourir à :

  • La créativité d’une agence dans la conception de l’événement (proposition du lieu, choix des animations) ?

  • Son expérience dans le pilotage de l’événement le jour J (gestion des imprévus, respect du déroulé) ?

  • Son carnet d’adresses (sites originaux, artistes qualifiés, techniciens, intervenants de qualité, etc) ?

  • Son  regard extérieur qui la rend plus à même de répondre aux objectifs de l’événement (cohésion, notoriété, …) ?

En l’absence d’agence événementielle, vous devrez maîtrisez tout de A à Z, avec une lourde réglementation à respecter (responsabilité civile organisateur, sécurité, garantie financière pour un voyage ou séjour, etc). Vous avancerez dans ce projet sans être 100 % sûr(e) de vous… stress assuré !

Conclusion 

Chacun son métier ! Nous avons listé l’ensemble des contraintes réglementaires auxquelles vous devrez faire face si vous organisez seul votre événement d’entreprise. Vous vous rendez désormais compte de la grande difficulté d’assurer la maîtrise d’un événement lorsque cela n’est pas votre métier. En ayant recours à une agence spécialisée dans la production d’événement, votre entreprise se décharge des responsabilités et c’est l’agence qui gère entièrement l’événement…. 

L’économie financière en vaut-elle le risque alors que les honoraires d’une agence peuvent se discuter en fonction de son degré d’intervention ? A vraiment réfléchir…  ;)  

 

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