Vous souhaitez célébrer l’anniversaire de votre entreprise en conviant des clients, des prospects ou des collaborateurs. Mais savez-vous qu’un anniversaire d’entreprise est une très bonne occasion pour organiser une journée portes ouvertes ? Sans se concurrencer, les JPO peuvent se mettre au service de votre anniversaire d’entreprise.
Votre agence événementielle vous fait bénéficier de son expertise en vous détaillant tous les avantages d’un tel projet. Elle vous présentera également une liste de conseils pour réussir vos journées portes ouvertes lors de l’anniversaire de votre marque.
Tout d’abord, un anniversaire d’entreprise et une journée portes ouvertes correspondent à deux événements majeurs pour une entreprise. Ils véhiculent des émotions fortes auprès du public. Un anniversaire d’entreprise est une date qui participe à écrire l’histoire de la marque. Cet événement professionnel est l’occasion de :
De son côté, une journée portes ouvertes ou JPO permet de faire découvrir au public l’envers du décor. Les visiteurs sont invités à pousser la porte d’une usine, de bureaux de conception, d’une école, etc. Les futurs étudiants, les professionnels et les particuliers profitent des journées portes ouvertes pour comprendre le fonctionnement d’une entreprise ou d’une école. À cette occasion, ils peuvent découvrir les valeurs prônées par la marque et s’y identifier.
Pour ces deux événements, il s’agit bien d’associer les participants à l’histoire et à la vie de l’entreprise. Partenaires, prospects et collaborateurs sont invités à célébrer une date importante et à découvrir les coulisses de la marque. Il s’agit de deux moments privilégiés, car un premier anniversaire, un dixième anniversaire ou un cinquantième anniversaire ne se célèbre qu’une seule fois. De même, il n’est pas habituel de découvrir le fonctionnement interne d’une entreprise ou de comprendre le mécanisme de fabrication d’une gamme de produits.
Ces dernières années, les journées portes ouvertes sont également devenues une alternative performante et originale aux salons professionnels. De plus en plus d’entreprises choisissent un projet de journées portes ouvertes plutôt que la conception et la création d’un stand de salon professionnel.
On pourrait penser que ces deux événements ne se ressemblent pas. En effet, la participation à un salon professionnel nécessite de se déplacer. Au contraire, les journées portes ouvertes ont lieu au sein même des locaux de l’entreprise. C’est l’établissement en lui-même qui sert de cadre à l’événement.
Pourtant, on peut rapidement identifier un point commun principal : celui de présenter le savoir-faire d’une entreprise à des visiteurs, qu’ils soient clients, prospects ou fournisseurs. Contrairement au stand de salon professionnel, l’entreprise ne se déplace pas pour présenter ses produits et ses services. Grâce aux journées portes ouvertes, elle invite le public à découvrir son atelier, son usine ou ses bureaux.
Les salons et les JPO présentent d’autres points communs. Par exemple, ils sont indispensables pour découvrir ou tester des produits ou des services. Des animations et des activités sont proposées aux participants dans ce but. Animation de réalité virtuelle sur un stand de salon ou démonstration de fabrication dans une usine, le public découvre les mécanismes de conception.
L’organisation d’une journée portes ouvertes lors d’un anniversaire d’entreprise nécessite de prendre en compte plusieurs éléments. Des règles doivent être respectées afin de garantir la réussite du projet événementiel global. Ces règles et ces conseils s’appliquent lors de chaque étape du projet. Définition des objectifs, budget, rétro-planning, mais aussi de la date et aménagement du lieu, tout doit être pensé pour servir votre anniversaire et votre JPO.
Les journées portes ouvertes permettent aux participants de découvrir des locaux, une usine ou un établissement. Pour cela, il convient de leur proposer une visite. Doit-elle être guidée ? Démarre-t-elle à des heures fixes ? Nécessite-t-elle des inscriptions et un nombre restreint de participants ? Combien de visites peuvent être programmées lors de l’événement ?
De plus, elle doit suivre un programme bien précis. Des supports de communication doivent être créés en amont pour guider le public ou l’accompagner dans sa découverte. Ces supports de communication peuvent être des livrets, des affiches, des audio-guide, etc. Des idées singulières permettent de créer des outils de communication qui marquent les esprits. Un guide peut aussi accompagner chaque groupe pour rendre le parcours plus humain et ludique. En résumé, chaque visite doit offrir aux participants une expérience mémorable.
Outre cet aspect marketing et communication, organiser des visites au sein d’une usine, d’une école ou d’un club de sport impose de mettre en place des règles de sécurité. En fonction du lieu, des casques peuvent être nécessaires. De même, dans certains cas, il sera indispensable de demander une autorisation auprès de la mairie.
Bien maîtriser la technique et la logistique sont deux autres clés du succès d’une journée portes ouvertes. Quelle restauration proposer aux participants ? Quelle formation dispenser au personnel d’accueil ? Comment gérer les imprévus de dernière minute ? Quel système de contrôle d’accès mettre en place ? Qu’en est-il de la sonorisation d’une JPO ? Quel éclairage mettre en place ? Faut-il prévoir une décoration spéciale en fonction du lieu ?
Voici autant de questions que vous devrez vous poser pour organiser une journée portes ouvertes lors d’un anniversaire d’entreprise. Pour ne rien oublier et proposer une expérience inoubliable à vos invités, n’hésitez pas à demander des conseils à votre agence événementielle.
Il ne s’agit pas de créer une journée portes ouvertes et un anniversaire. Au contraire, chaque événement doit être relié à l’autre. Un concept unique doit être défini afin de proposer une expérience globale au public. Chez Absolute Event, nous créons des événements professionnels sur mesure et innovants. Nous sommes à l’écoute de vos besoins et de vos objectifs. Animation, restauration, décoration ou communication, nous vous proposons un concept global et à votre image pour sublimer votre événement.
By Absolute Event, Studio de création événementielle.