Comment assurer l’adhésion de vos invités à vos événements pro internes ?

Par Absolute Event le 22 septembre 2016

Organiser un événement d'entreprise (convention, séminaire, anniversaire, kick-off, road-show...) représente un investissement important, voire considérable. Vous devez donc mettre en place toutes les solutions pour assurer l'adhésion de vos invités à vos événements pro internes pour garantir sa réussite. Voici un tour d'horizon des actions à ne pas oublier. 

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 Tout d'abord, vous devez connaître exactement le nombre de personnes à inviter et la liste complète avec les points de contact : adresse email, téléphone mobile, adresse physique. À  partir de là vous pouvez communiquer et connaître le taux d'adhésion a posteriori, votre taux de réussite donc (auquel il faudra rajouter l'indice de satisfaction). 

Communication 

1 - Mini-site web

Aujourd'hui, pour bien communiquer sur son événement, la meilleure solution est le web. Le mini-site web  vous permet de rassembler toutes les informations concernant votre événement dont :

  • Le sujet
  • Son objectif
  • Le pitch
  • Le programme complet
  • L'information sur le caractère obligatoire ou souhaité
  • Les principaux invités et intervenants
  • Le lieu
  • L'organisation des déplacements
  • Les contacts des référents et organisateurs
  • Le module d'inscription (que nous abordons plus loin)  

 

2 - L'emailing

Une fois votre site web en place, il faut informer les futurs invités. L'emailing et la meilleure solution, simple à mettre en œuvre, parfait pour condenser l'information et rajouter des médias (photos, illustrations, clips vidéo) pour créer du teasing. Et bien sûr, on y retrouve le lien vers le module d'inscription. L'objectif est de générer un "Save the date" dans le calendrier de vos invités.

 Un emailing d'invitation à un événement d'entreprise est conçu comme cela :

  • Un objet de message clair et concis
  • Un titre évocateur, explicite et engageant
  • Un court descriptif (synthèse) en quelques lignes
  • La date et le lieu
  • Le visuel de l'événement (cela permet d'un premier coup d'œil de l'identifier)
  • L'objectif principal
  • Les principaux intervenants
  • Le programme simplifié (plus un lien vers le programme détaillé)
  • Les principales façons de s'y rendre (plus un lien vers les moyens détaillés)
  • Le lien vers le module d'inscription
  • Les contacts des organisateurs (uniquement l'email pour l'instant, surtout si il y a beaucoup d'invités) 

 

3 - L'invitation papier

Dans certains cas, et pour certaines personnes (souvent les VIP), vous pouvez envoyer une invitation papier, cela confèrera à l'événement un statut plus qualitatif et exclusif. Par contre, n'y rajoutez plus de coupon réponse, aujourd'hui l'inscription se fait par le web. 

Teasing

Dans la mesure du possible et surtout si vous avez investi dans une ou plusieurs animations phares, ne dites pas tout. Pour susciter l'adhésion, tenez vos invités en haleine. Si la technique du teasing est tant utilisée, c'est qu'elle fonctionne. 

Par exemple : si vous invitez un artiste connu, soit vous ne dites pas ce qu'il va réaliser comme prestation, ou mieux, vous parlez de surprise, puis vous évoquez de façon très parcellaire le contenu (en restant énigmatique) lors des "Save the date" et sans jamais citer le nom de l'artiste.

Inscription et confirmation

Sur votre mini-site, adjoignez un module d'inscription à l'événement, vous aurez ainsi une interface d'administration des inscriptions (et désinscription). Le bouton d'action menant au module doit être très visible en haut de page. N'oubliez pas de rajouter le lien sur l'email d'invitation et sur l'invitation papier le cas échéant.

Si vous n'avez pas les moyens et ressources en interne :

Il existe aujourd'hui plusieurs plateformes de réservation dédiées à ce type de service comme par exemple : www.weezevent.com, www.eventbrite.fr ou encore www.dooliz.com (liste non exhaustive)

D'ailleurs nous proposons une solution packagée avec un service 100 % personnalisé :  nom de domaine dédié à votre entreprise et accès administrateur pour suivre les inscriptions.  

N'hésitez pas à nous contacter.

Rappels et save the date

Un email peut ne pas être vu ou lu, il faut donc faire des rappels, par email pour commencer. Vous devez donc fixer un calendrier de rappel ainsi que la date de clôture de l'événement du genre : J-60, J-30, J-15, J-8. Ces emails ne sont bien évidemment envoyés qu'aux non inscrits. Si l'événement a un caractère obligatoire, vous pouvez doubler l'email par un sms, voire un appel téléphonique dans certains cas. Et pour les inscrits, vous devez envoyer un email (ou un sms) rappelant la date de l'événement et un lien vers le plan d'accès et les moyens de s'y rendre.

Post-événement

Assurer la réussite d'un événement passe également par le post-événement. C'est un excellent moment pour remercier, répéter un message fort (de votre PDG par exemple) et récolter des avis. Là également , des outils existent, vous pourrez ainsi publier l'indice de satisfaction pour tous les participants, mais aussi récolter des remarques et quels seraient les points d'amélioration à apporter lors de votre prochain événement. Les mini-sites photos (et vidéos) sont aussi un bel outil proposé par certaines agences (comme Absolute Event™) pour surfer "post event".

 

Allez plus loin pour assurer l'adhésion de vos invités à vos événements pro internes, en suivant les conseils de notre eBook : 

 

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