Comment bien choisir son agence événementielle ?

Par Absolute Event le 20 avril 2017

 Votre entreprise vous a chargé de l’organisation d’un événement (convention, séminaire, road show, etc) et vous venez de publier un appel d’offres ? Bien choisir son  agence événementielle n’est pas aisé et relève d’un long processus avec plusieurs étapes à respecter.

Découvrez nos conseils pour travailler avec l’agence qui correspond le mieux à vos attentes, celle qui deviendra un véritable partenaire dans la réalisation de votre événement !

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Identifiez vos besoins et objectifs 

Quels sont vos besoins pour organiser cet événement ? Quels objectifs souhaitez vous réaliser ? Effectuer une pré-sélection des agences ayant répondu à votre appel d’offres : lesquelles répondent le mieux à vos contraintes et/ou budget, apportent des solutions innovantes ? Renseignez-vous sur leurs clients, leur domaine d’expertise (la convention ? le stand ?), leur notoriété dans votre secteur d’activité. Vous a -t-on déjà conseillé/parlé de ces agences ? Quel est leur avantage concurrentiel ? (grande agence, carnet d’adresses artistique de qualité, petite agence avec un accompagnement personnalisé, etc).

Sélectionnez maximum 3 agences événementielles pour éviter de perdre du temps lors des présentations des agences et de complexifier la comparaison des propositions (un nombre plus important d’agences ne fera que semer le trouble pour faire votre choix final).

 

Mettez en compétition les agences durant la phase de consultation

Briefing des agences

Pendant la phase de consultation, vous allez communiquer dans un premier temps votre brief ou cahier des charges aux agences pré-sélectionnées en précisant toutes les informations nécessaires à la réalisation de l’événement (date, lieu, message, public cible, contraintes, budget etc). Ce dernier doit être dans le meilleur des cas précis, validé en interne et idéalement budgété (il est fortement conseillé de donner une fourchette budgétaire ou au moins un ordre de grandeur aux différentes agences en compétition). 

Une fois les agences briefées, elles détiennent toutes les clés pour préparer des recommandations et des solutions dans l’objectif de répondre au mieux au cahier des charges. Restez tout de même réactif aux questions que les agences pourront vous adresser pour mener à bien leurs missions

Présentation des propositions par les agences

Il est préférable de recevoir les agences en compétition dans la même journée pour pouvoir mieux comparer les propositions. Chaque agence disposera d’1h voire 1h30 pour présenter oralement sa ses recommandations et vous remettra un document écrit complet et détaillé.

L’agence affinera sa proposition selon la destination, l’hôtellerie, les temps de travail, et le budget suite aux différentes remarques/recommandations que vous lui aurez faites.

Evaluation des propositions 

Pour évaluer les propositions des agences, vous pouvez sélectionner plusieurs critères et les pondérer si besoin comme par exemple : la compréhension de la problématique, la pertinence de la réponse, l’originalité, le respect du budget, la réactivité de l’agence, l’écoute, la qualité des documents, etc. 

Certains annonceurs préfèrent effectuer leur sélection en deux temps : avec un premier tour au cours duquel une ou plusieurs agences seront écartées du projet pour laisser place au second tour à l’affinement des propositions des agences restantes. 

 

Faites votre choix final !

Quelle agence a le mieux répondu à vos attentes et vos contraintes ? Celle avec qui vous avez eu le plus de feeling”? Laquelle a proposé les concepts les plus originauxet/ou les plus adaptés en termes d’activités, de lieu et destination ? La confiance est primordiale dans la réalisation d’un tel projet et il est nécessaire de se sentir rassuré et en confiance avec les interlocuteurs de l’agence.

Une grande agence peut en effet vous rassurer par son expérience et ses contacts et vous fournir une prestation de qualité. Une agence de taille humaine aura peut être une façon plus artisanale” et personnalisée de suivre votre projet. Enfin, faites-vous confiance et ne doutez pas de votre intuition ! 

 

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