La visite guidée d’une inauguration d’entreprise est un événement au sein d’un événement. Définition des zones, création de supports de communication, choix des tenues, éléments de sécurité et gestion des flux, organiser une visite guidée suppose une véritable expertise. Chacun de ces éléments compte pour la réussite de votre inauguration d’entreprise.
En tant que spécialistes de l’événementiel et passionnés par la création d’événements professionnels, nous vous dévoilons tous nos conseils pour réussir l’organisation d’une visite guidée. Vous êtes prêt ? Alors, suivez le guide !
Préparer la visite guidée avant l’inauguration
Délimitation des zones pour la visite, préparation des locaux ou encore inscription des invités, plusieurs détails doivent être gérés en amont de l’inauguration de l’entreprise.
Définition des zones de visite pour l’inauguration
L’organisation d’une visite guidée passe par la définition des zones de visite. En effet, dans une entreprise, une usine, des bureaux ou un magasin, il n’est pas toujours possible de tout faire visiter. Les invités ne pourront pas accéder à tous les espaces pour des raisons de sécurité, de confidentialité ou de promiscuité. Alors, pour l’inauguration de votre entreprise, quelle zone souhaitez-vous présenter à vos invités ?
Préparation des locaux pour créer une expérience immersive
La préparation des locaux est un autre point clé de la préparation d’une visite guidée pour trois raisons principales. Premièrement, au quotidien, les locaux d’une entreprise ne sont pas prévus pour accueillir du public. Deuxièmement, cette préparation permet de décorer les lieux à l’image de l’entreprise. Cela n’est pas forcément le cas d’une chaîne de montage ou d’une usine de fabrication. Troisièmement, c’est grâce à cette étape que vous pourrez proposer une expérience immersive aux invités.
Programmation des visites et inscription des invités
Préparer la visite guidée d’une inauguration, c’est aussi imaginer les visites le jour J. Peu importe la taille de vos locaux, tous les invités ne pourront pas faire la visite guidée au même moment. Pour optimiser ce temps de découverte, vous pouvez leur proposer de s’inscrire en amont de l’inauguration d’entreprise. Ainsi, les participants peuvent s’inscrire sur des plages horaires prédéfinies.
Les différents types de visites guidées pour une inauguration d’entreprise
L’inauguration d’une entreprise, d’un magasin ou d’une usine est un événement très important qui doit remplir des objectifs précis. Pour y parvenir, vous aurez le choix entre différents types de visites guidées.
Le parcours en visite libre
Le parcours en visite libre présente plusieurs avantages au cours d’une inauguration d’entreprise. Les invités peuvent se déplacer librement au sein d’une zone prédéfinie. Clients, partenaires et collaborateurs réalisent une visite libre. Pour les accompagner, vous pouvez installer des bornes ou des panneaux afin de leur fournir des informations pertinentes tout au long du parcours. Votre agence événementielle est à vos côtés pour réaliser ces supports de communication.
Les visites guidées spéciales
Les visites guidées spéciales sont souvent incontournables lors d’une inauguration d’entreprise. Elles s’adressent à un public très varié qui peut comprendre :
- des journalistes ;
- des institutionnels, comme des ministres ou des ambassadeurs ;
- des responsables de l’entreprise ou du groupe, comme le président.
Pour chacune de ces visites guidées spéciales, des protocoles de sécurité et de prise de parole très particuliers doivent être respectés. Pour les journalistes, il est nécessaire de prévoir des consignes de langage et des consignes concernant les photos. Est-il ou non possible de prendre des photos ? Quelles photos peuvent être publiées ? Qu’en est-il de la vidéo et du relai de l’événement sur les réseaux sociaux ?
Pour certains de ces invités, il faudra aussi prévoir des zones sanctuarisées, des zones de dépose pour les véhicules, des zones de placement pour les services de sécurité ou encore des itinéraires d’exfiltration afin de garantir la sécurité des personnalités. Enfin, le parcours de la visite peut être différent de celui du public pour présenter un produit en particulier. De même, la planification des visites doit être irréprochable par rapport au programme de l’inauguration qui comprend le discours, les animations ou encore la cérémonie de coupe du ruban.
3 conseils pour réussir la visite guidée de son inauguration
La réussite d’une visite guidée dépend de plusieurs facteurs. Parmi ces facteurs, citons le rythme, les conditions de sécurité, la gestion des flux et la création d’un concept.
Création d’un parcours intéressant et rythmé
Pour réussir une visite guidée, il faut donner du rythme. L’inauguration peut se dérouler en soirée ou en pleine journée. Dans tous les cas, il faut donner envie aux invités de découvrir l’entreprise et les produits qu’elle fabrique. Des jeux de lumière et des effets sonores permettent de donner du rythme à une visite guidée.
L’agence événementielle peut vous aider à créer ce rythme indispensable pour vos invités. En effet, pour marquer les esprits, la visite doit être mémorable. Elle doit surprendre et rester ancrée dans les mémoires des participants. Grâce à son expertise dans l’événementiel, l’agence peut vous proposer un scénario original et sur mesure pour votre visite guidée.
Zoom sur les conditions de sécurité lors d’une visite guidée
Recevoir du public dans des locaux impose de respecter certaines conditions de sécurité. Ces règles de sécurité doivent être adaptées au lieu. Par exemple, certains équipements sont nécessaires pour visiter une usine, mais ne seront pas utiles pour un grand magasin. Voici une liste non exhaustive du matériel que vous aurez peut-être à prévoir pour vos visites guidées :
- des casques ;
- des bottes ;
- des blouses ;
- des masques ;
- des gants ;
- des bouchons anti-bruits ;
- etc.
Les bottes doivent être disponibles dans plusieurs tailles. Les bouchons anti-bruits doivent être en quantité suffisante. Ces équipements impliquent une logistique très particulière et complexe à mettre en place. C’est du temps en amont, lors de l’organisation de l’inauguration. Mais c’est aussi du temps au moment de l’inauguration : le temps de mettre les équipements, le temps de les enlever. Sans oublier le fait de prévoir un lieu de stockage, un moyen de les recycler ou encore une zone dans laquelle les invités pourront les mettre puis les enlever.
La gestion des flux d’une visite guidée pour une inauguration
Pour une visite guidée organisée lors d’une inauguration d’entreprise, la gestion des flux est très importante. Il existe de nombreux facteurs à intégrer pour faire en sorte que les visites soient fluides. Il s’agit par exemple :
- de la définition précise du temps réel disponible ;
- du chronométrage des parcours envisagés ;
- de l’étude d’un plan B en cas d’embouteillage lors d’une visite guidée ;
- du choix d’une tenue identifiante pour les accompagnateurs ;
- de la préparation d’outils techniques, comme un micro ou un casque audio ;
- du marquage de l’itinéraire ;
- etc.
Une visite guidée, c’est une concentration d’un certain nombre d’invités au même endroit au même moment. Une fois la visite terminée, ces invités peuvent se retrouver au même moment aux toilettes, au bar, etc. Il faudra aussi avoir anticipé cela afin d’optimiser la gestion globale des flux.
Une visite guidée au sein d’une inauguration
Enfin, le dernier conseil porte sur la vision d’ensemble de l’inauguration. Cette vision est essentielle pour tous les événements d’entreprise, qu’il s’agisse d’un anniversaire, d’un séminaire, d’une soirée de gala, d’une cérémonie de vœux ou d’une activité de team building. Votre visite guidée doit s’inscrire dans votre événement global qu’est l’inauguration.
Thème, décoration, ambiance, restauration, discours, animation et visite guidée, tous ces éléments forment un tout. C’est un concept unique créé par votre agence événementielle. Un concept à l’image de votre entreprise et adapté à vos objectifs.
Nous le voyons, organiser une visite guidée pour une inauguration d’entreprise n’est pas un acte anodin. Au contraire, de très nombreux éléments doivent être pensés en amont afin que l’événement soit une réussite. Chez Absolute Event, nous mettons notre savoir-faire à votre disposition pour organiser une visite guidée inoubliable pour vos invités et votre entreprise.
By Absolute Event, Studio de création événementielle.