4 conseils pour organiser un événement d'entreprise original

Séminaire, stand de salon, anniversaire ou soirée, l'événement d'entreprise peut prendre de multiples formes. Mais tous ces événements professionnels ont un point commun : celui de servir les intérêts de la marque. Pour cela, leur organisation doit être parfaitement maîtrisée. Définition des objectifs, respect du budget, location de la salle, mise au point de l'animation ou création des supports de communication, l'organisation d'un événement professionnel s'appuie sur de très nombreux éléments.

Alors, quels conseils suivre pour organiser un événement professionnel original et mémorable ? Quel rôle l'agence événementielle peut-elle jouer ? Comment mettre en place une stratégie de communication efficace ? Nous vous proposons de découvrir quatre conseils pour faire de votre événement d'entreprise une réussite qui marque les esprits.

Définir son événement d'entreprise et ses objectifs

Tout d'abord, pour organiser un événement d'entreprise original, il est important de bien définir son événement ainsi que ses objectifs. En effet, une entreprise peut organiser différents types d'événements, en interne ou avec des clients, dans ses locaux ou dans une salle louée pour la journée ou la soirée.

Quels sont les différents types d'événements d'entreprise ?

Tout au long de l'année et de son histoire, une entreprise a la possibilité d'organiser différents types d'événements professionnels. Nous en avons sélectionné quelques-uns.

Le stand de salon présente les services ou les produits d'une marque. Mais il doit être suffisamment innovant et différenciant pour attirer l'attention des visiteurs. Architecture du stand, expérience visiteur et animation font partie des piliers principaux du stand de salon.

Le séminaire d'entreprise peut avoir lieu à l'occasion de la fin de l'année ou au moment de la rentrée. Cet événement d'entreprise corporate est idéal pour fédérer les équipes et renforcer la cohésion de groupe. Il est aussi l'occasion de proposer des activités de team building originales.

L'anniversaire d'entreprise est l'occasion de retracer l'histoire de la marque et de remercier l'ensemble des collaborateurs pour leur implication et leur travail. Organisé dans les locaux de l'entreprise ou dans une salle de congrès, cet événement nécessite une stratégie de communication efficace et innovante pour marquer les esprits.

La soirée d'entreprise rassemble les salariés dans un cadre festif. Après une activité de team buidling, pour les fêtes de fin d'année ou pendant un séminaire, la soirée d'entreprise est une fête qui peut augmenter la motivation des collaborateurs. Elle peut également être organisée avec des clients, des fournisseurs ou des partenaires.

L’inauguration de nouveaux locaux est un événement qui doit faire date dans la vie de l'entreprise. C'est un projet qui vise à mettre en lumière l'identité de l'entreprise. Pour cela, son organisation doit être méticuleuse et en rapport avec les valeurs de la marque.

Pourquoi organiser un événement d'entreprise original ?

Une entreprise organise un événement professionnel pour plusieurs raisons. En effet, les événements professionnels peuvent répondre à différents objectifs. D'ailleurs, la création et l'organisation des événements dépendent des objectifs fixés, dont voici une liste non exhaustive :

• renforcer l'esprit d'équipe ;
• remercier les salariés et les collaborateurs ;
• présenter des innovations, des produits ou des services ;
• faire parler de la marque ;
• motiver les salariés ;
• attirer de nouveaux clients ;
• améliorer la notoriété de la marque ;
• étendre son marché ;
• etc.

La création au service de l'événement d'entreprise

Notre deuxième conseil pour bien organiser son événement d'entreprise porte sur la création et l'innovation. En effet, un séminaire, un congrès et une activité de team building doivent être originaux et innovants afin de proposer une expérience immersive et inoubliable aux participants.

Il s'agit donc de définir un nouveau concept, un fil conducteur en accord avec l'ADN de la société. Pour véritablement marquer les esprits, ce concept doit être développé tout au long de la soirée, de la réunion, de la journée ou du séjour.

Par exemple, la location de la salle doit faire sens. Il ne s'agit pas de louer une salle quelconque. Au contraire, il s'agit de trouver le lieu idéal capable de mettre en valeur l'événement professionnel. La création et l'innovation doivent également se retrouver dans le choix de :

• la décoration ;
• la restauration ;
• le mobilier ;
• la mise en lumière ;
• la musique ;
• l'animation ;
• etc.

Les animations jouent un rôle déterminant dans la réussite d'un événement professionnel, qu'il s'agisse d'une animation pour un stand de salon, un séminaire, un congrès ou encore une soirée d'entreprise.

Maîtriser l'organisation de son événement d'entreprise

L'organisation des événements professionnels est un métier à part entière, car il fait appel à de nombreuses compétences. En effet, pour réussir l'organisation d'un congrès, d'un séminaire ou d'une soirée d'entreprise, il est nécessaire de faire preuve de créativité et d'une très grande maîtrise.

Pour que tout soit en place le jour venu, des heures de travail sont nécessaires en amont. Alors, pour réussir l'organisation d'un événement d'entreprise, il est recommandé de faire appel à une agence événementielle.

L'agence événementielle est le partenaire capable de réinventer l'événement professionnel. Roadshow, stand, convention ou team building, l'agence fabrique un événement sur mesure pour chaque entreprise. De cette manière, les invités assistent à un show unique et spécialement créé pour eux.

Pour parvenir à cela, l'agence événementielle met en place une organisation millimétrée qui se répartit tout au long de l'événement, depuis sa création jusqu'à son bilan.

• Bien avant la date du congrès, du séminaire ou du salon, l'agence événementielle imagine des concepts, réserve des lieux adaptés, confectionne des stands sur mesure et cadre de nombreux autres éléments.
• Le jour J, elle prend en charge toute la partie logistique, comme l'accueil des invités, la remise des cadeaux ou la gestion du planning.
• Enfin, lorsque l'événement professionnel est terminé, elle s'assure des retombées positives pour la marque.

Établir une stratégie de communication autour de son événement d'entreprise

Pour qu'un événement d'entreprise soit original et réussi, il est nécessaire de mettre en place une stratégie de communication. La communication permet de susciter l'envie et de créer des souvenirs impérissables. L'agence d'événementiel peut se charger d'établir cette stratégie en fonction des besoins de la marque. Une communication d'événements réussie se base sur trois temps forts.

• Avant l'événement, l'agence d'événementiel déploie la présence de la marque sur les réseaux sociaux grâce à du contenu de qualité. Elle peut également proposer la création d'un site internet dédié et se charge également de la création et de l'envoi des invitations.
• Pendant le séminaire, la soirée ou le salon, des actions de communication sont également mises en place. Par exemple, l'agence d'événementiel peut proposer la mise en place d'un social wall. Elle peut aussi réaliser des vidéos en live pour les réseaux sociaux et diffuser des supports de communication aux participants.
• Enfin, lorsque l'événement professionnel est terminé, l'entreprise, grâce au travail de l'agence événementielle, remercie l'ensemble des participants. Elle évalue leur satisfaction, récolte des témoignages positifs et partage des photos, des vidéos ou des contenus liés à l'événement professionnel.