L’organisation d’un événement permet de passer du virtuel au monde du réel !
L’organisation d’un événement d'entreprise permet de passer du virtuel – du domaine de la projection, de l’anticipation – au monde du réel. Certes, nos relations y compris commerciales, sont de plus en plus dématérialisées, et les réseaux sociaux prennent une part croissante dans la stratégie de communication des entreprises. Néanmoins, la présence physique face à ses clients et/ou distributeurs demeure essentielle, et les cinq astuces que nous allons à présent vous livrer faciliteront notablement l’organisation d'un événement d'entreprise en relation avec un organisateur.
5 astuces qui facilitent l'organisation d'un événement d'entreprise
1/ Centraliser l’organisation du projet
Tout d’abord, rappelons qu’après avoir défini l’objectif stratégique de l’événement, l’organisation de celui-ci représente une somme de travail importante ! Il peut donc être tentant de la répartir sur un grand nombre de collaborateurs. Attention ! La multiplication des points de contact constituerait une erreur. En effet, il est nettement préférable de faire appel à un interlocuteur “interface organisation” dans l’entreprise. Son rôle consistera à centraliser et transmettre les informations – ainsi que les décisions – pendant la phase de préparation.
2/ Établir un rétro-planning réaliste
La seconde astuce, dans le cadre de l’organisation de votre événement, c'est la mise en place, d’un rétro-planning ! Il doit être créé suffisamment en amont et être partagé avec l’organisateur. Pour qu'il soit utile, il doit être précis. En estimant les délais justes et raisonnables, vous pourrez véritablement vous assurer de la faisabilité du projet dans les temps impartis, par rapport à la date prévisionnelle de l’événement. Pensez à vous laisser des plages de réserve dans votre rétro-planning, surtout si une phase est dépendante d'une autre et que des groupes de tâches sont réalisés par des équipes différentes.
3/ Valider le choix du site avec l’organisateur
Par la suite, vous devrez effectuer un repérage sur le site choisi – ou sur la short-list si vous hésitez encore – et ce en compagnie de l’organisateur. Il s’agira alors d’appréhender et de valider plusieurs éléments, à savoir :
-
les espaces disponibles,
-
le timing global et le détaillé de chaque sous-activité,
-
l’ensemble des solutions techniques à mettre en œuvre sur le site.
4/ Utiliser le numérique pour promouvoir l’événement physique
L’événement physique ne se construit pas en opposition au digital, bien au contraire ! Ainsi, afin d’accroître l’audience d’un événement, il est conseillé de mettre en place un site Web éphémère spécifique. Vous pourrez ainsi transmettre et obtenir des informations pertinentes. L’interface administrateur du site pourra également être utilisée pour extraire des données, voire effectuer des modifications de dernière minute.
Le recours aux réseaux sociaux fait aussi partie des facteurs-clés de succès. Il permet, à moindre coût, d’avoir un impact positif en termes de visibilité et d'animation. Le développement d'une application dédiée sur IPhone/Androïde permet aussi de "faire vivre" en temps réel l'événement en transmettant des informations (agenda, intervenants, présentations produits, photos du jour...) aux participants. Un vrai "plus" pour rester connecté avec ses invités !
5/ Travailler main dans la main avec l’organisateur
Enfin, il convient de considérer l’organisation comme un réel travail d’équipe avec l’organisateur, et non comme une relation distante. Le partage des informations et des contraintes respectives dès le lancement du projet est en effet crucial. La transparence permet de bâtir l’événement sur des bases saines et avec un calendrier tenable. Quant aux suggestions venant de l’organisateur, il vous appartient d’évaluer leur pertinence, mais leur prêter une oreille attentive est vivement recommandé.
By Absolute Event, Studio de création événementielle.
