Vous avez décidé de célébrer l’anniversaire de votre entreprise et vous vous apprêtez à choisir un lieu pour cet événement. Mais vous êtes-vous posé les bonnes questions avant de valider votre choix ? Choisir un lieu pour organiser un anniversaire d’entreprise nécessite de prendre en compte de très nombreux éléments.
Conditions d’assurance du site, normes sonores, jauges autorisées, contraintes techniques ou accès à l’énergie, rien ne doit être laissé au hasard. Votre agence événementielle vous partage son expertise et son savoir-faire. Elle vous propose de découvrir la check-list incontournable pour valider le lieu de votre anniversaire d’entreprise.
1-Un lieu en adéquation avec le thème et le concept de l’anniversaire d’entreprise
Le premier point concerne la sélection du lieu en lui-même. Deux options principales s’offrent à vous, à savoir organiser la fête au sein de l’entreprise ou dans un autre lieu que vous louerez pour l’occasion. Dans les deux cas, il faudra veiller à ce que le lieu corresponde au thème et au concept imaginé pour la soirée d’anniversaire.
Il existe des lieux très différents, comme des hôtels particuliers, des péniches, des châteaux, des salles de restaurants, des musées, etc. Le lieu doit servir votre événement afin d’offrir une expérience mémorable aux participants. Enfin, pensez à vérifier l’environnement du site retenu. Cela peut avoir son importance pour les invités.
2-Budget, condition de réservation, contrat et assurance pour la réservation de votre site
Concernant le budget de location, vérifiez ce qu’il comprend très exactement. Puis, vous allez devoir identifier les frais complémentaires variables, car il y en a forcément. Il s’agit par exemple des frais liés à l’évacuation des déchets. La location peut également inclure du personnel. Ainsi, certains sites mettent aussi à disposition du personnel. De même, des prestataires peuvent être imposés dans le contrat de location.
Effectuer une réservation nécessite de se renseigner sur les conditions de règlement et les conditions d’annulation. Il peut s’agir d’une annulation de votre fait ou du fait du propriétaire du site. Enfin, des conditions d’assurance peuvent être exigées par le site. Selon le cas, vérifiez les conditions d’assurance des prestataires dont vous aurez besoin.
3-Accessibilité et stationnement pour les invités de l’anniversaire et les prestataires
Célébrer l’anniversaire d’une entreprise rassemble des invités. Ils vont se rendre sur le lieu de la fête avec leur véhicule, des transports en commun ou des modes de transport que vous aurez mis à leur disposition. Lorsque vous faites la sélection d’un lieu pour célébrer l’anniversaire de votre entreprise, vérifiez s’il est possible d’y accéder en car et en voiture. Puis, analysez les possibilités de parking et le nombre de places disponibles. Selon le lieu, un système de ticket peut déjà être en place pour pouvoir garer le véhicule. Faut-il faire une demande d’accord de stationnement à proximité du site ?
Les invités ne sont pas les seuls à devoir accéder à la salle. Avant leur arrivée, ce sont des prestataires qui vont se succéder pour préparer la célébration. Avec des utilitaires ou des poids lourds, ils auront du matériel à décharger. Voici de nouvelles questions à étudier :
- Où se trouvent les quais de déchargement ?
- Existe-t-il des ascenseurs ? Si oui, quels sont le poids et le volume maximums ?
- Du matériel de déchargement est-il à disposition sur le site comme des chariots élévateurs ou des transpalettes ?
4-Normes et sécurité du site retenu pour l’anniversaire de votre marque
Différentes normes doivent être validées en amont de l’organisation d’un anniversaire d’entreprise. C’est notamment le cas des normes sonores et de la présence d’un limiteur de décibels. Au niveau des normes, qu’en est-il des jauges autorisées dans la salle ou sur le site ? Elles peuvent varier pour un public assis, debout ou encore à table.
Vous allez devoir vérifier la sécurité sur site. Cela est valable pour tous les événements professionnels, comme un anniversaire, une soirée, un séminaire ou une conférence. La sécurité est-elle assurée par le personnel de la salle ? par un vigile ou un gardien ? De même, pour pénétrer dans certains sites, il est nécessaire de présenter un laissez-passer. Qu’en est-il pour le site que vous prévoyez de louer ? Vous faudra-t-il un pass, des clés ou des documents spécifiques ?
5-Les équipements et le mobilier de la salle louée pour votre événement professionnel
Avant d’accueillir vos collaborateurs et vos équipes dans la salle, l’organisation de la fête passe par l’analyse des équipements mis à disposition dans le contrat de location. Ce point est essentiel pour le traiteur. Il aura besoin de savoir s’il peut disposer d’une cuisine, de branchements suffisants, d’un frigo, etc.
Le mobilier est un autre élément central dans une soirée d’anniversaire. C’est aussi le cas pour un séminaire, une conférence ou une animation de team building. Chaises, tables ou mange-debout, vérifiez leur aspect et leur état de confort pour les invités. Le contrat de location stipule peut-être la personne chargée de mettre en place le mobilier.
6-Les contraintes techniques du lieu à prendre en compte pour un anniversaire d’entreprise réussi
Que ce soit pour un anniversaire, un séminaire, un team building ou une soirée, la technique est un point crucial de la réussite de tous les événements professionnels. Tout d’abord, renseignez-vous sur les contraintes techniques de la salle. Ces contraintes peuvent être des contraintes de hauteur ou de poids. Elles sont importantes à connaître pour la mise en place d’animations ou d’activités.
Il peut aussi exister des conditions spécifiques d’exploitation. Par exemple, pour certains lieux à Paris, Lyon, Bordeaux ou dans d’autres villes de France, vous devrez protéger des sols ou des éléments de décor.
De quelle puissance électrique disposez-vous pour préparer la soirée d’anniversaire ? Concernant les accès à l’énergie, avec quels types de prises devrez-vous travailler ? Enfin, pourrez-vous compter sur la présence d’un électricien sur place ?
Lorsque l’on organise une soirée d’anniversaire pour une société, les jeux sur les lumières sont incontournables. Au cours de la soirée, vous allez sûrement prévoir des effets de lumières pour une animation, que ce soit pour l’accueil des invités, pour les animations ou pour l’arrivée du gâteau d’anniversaire. D’ailleurs, le “noir salle” est-il possible ? La salle dispose-t-elle d’un système performant pour réaliser des projections ?
L’expertise d’un spécialiste de l’événementiel pour trouver le lieu de votre fête
Nous le voyons, célébrer l’anniversaire d’une entreprise, c’est choisir un lieu, mais c’est aussi savoir comment investir l’espace pour sublimer l’événement. Chez Absolute Event, nous pensons que le lieu participe à l’histoire de votre célébration. Il est un outil de communication puissant qui peut renforcer le sentiment d’appartenance à une marque. Mais pour cela, vous devrez avoir réalisé toutes les vérifications nécessaires.
Pour que vos clients, vos collaborateurs et vos invités vivent une expérience inoubliable, le choix du lieu doit tenir compte de tous les aspects que nous venons de vous présenter. En tant qu’experts de la création d’événements pour les entreprises, nous vous accompagnons dans le choix et la réservation d’un lieu qui sera un véritable acteur de la fête. Notre équipe est à l’écoute de vos objectifs pour vous communiquer des idées innovantes et originales. Grâce à notre agence événementielle, choisissez sans vous tromper le site qui offre tous les avantages, qui accueillera la fête d’anniversaire de votre marque et la sublimera.
By Absolute Event, Studio de création événementielle.