Préparer avec soin et bien planifier son évènement.
Qu'il s'agisse de l'anniversaire de la société, de son gala annuel, d'un séminaire ou d'un challenge interne, pour réussir un événement d'entreprise, il faut évidemment le préparer avec soin mais aussi ne pas sous-estimer un point clé : trouver la date appropriée. Une bonne planification tient compte des disponibilités en interne et de l'actualité tout en anticipant de possibles solutions en cas de report. Et que faut-il éviter à tout prix...
Un planning en adéquation avec les impératifs de la société
Il existe des événements internes qui concernent tous les collaborateurs, mais certains peuvent être spécifiques à une partie d'entre eux. Dans ce cas, le service concerné doit s'assurer que le regroupement prévu ne coïncide pas avec celui d'un autre département. Il vaut mieux éviter la superposition d'événements, même s'ils s'adressent à des publics différents.
La meilleure période pour organiser un événement, une soirée ou un séminaire dépend de la disponibilité des participants et des impératifs de l'entreprise. On évite de réaliser un regroupement du type anniversaire d'entreprise juste avant des dates critiques telles que la clôture comptable semestrielle ou la remise des budgets. Pour optimiser le retour sur investissement d'un challenge commercial, on peut le faire démarrer au moment du lancement d'un nouveau produit.
Savoir tenir compte de l'actualité
Une fois la disponibilité en interne vérifiée, il reste à s'assurer que les dates choisies ne correspondent pas à des événements majeurs au niveau national ou international. Il est ainsi préférable d'éviter les périodes de vacances scolaires, les jours fériés, ceux d'élections et les manifestations sportives majeures telles que les Jeux Olympiques ou l'Euro de football. En plus de ces événements prévisibles, la gestion de l'inattendu est devenue obligatoire. En cas d'actualité trop perturbante (attentats, épidémies, inondations…), il faut toujours se ménager la possibilité d'un report.
À chaque type d'événement ses contraintes
On ne planifie pas de la même manière un événement qui dure une soirée, plusieurs jours ou plusieurs semaines. Un concours interne tel que le challenge commercial vise globalement à augmenter le chiffre d'affaires, ce qui peut se traduire par une opération massive de déstockage ou par la mise sur le marché de nouvelles références. Il est donc important de se caler sur le début ou sur la fin des périodes de saisonnalité des ventes.
Pour les soirées de fin d'année, les week-ends de décembre sont à éviter car les collaborateurs sont généralement occupés par des activités difficilement reportables. Quant aux événements impliquant des activités d'extérieur, si une vérification préalable des conditions météorologiques s'impose, elle ne dispense pas de prévoir un « plan B ». S'assurer qu'une activité d'intérieur est possible est le seul moyen de ne pas avoir plusieurs heures inoccupées pendant un séminaire.
By Absolute Event, Studio de création événementielle.
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