Pour faire une inauguration d’entreprise, il ne suffit pas de présenter des locaux. Au contraire, il faut raconter une histoire. Cette histoire doit être construite en suivant différentes étapes, en usant de créativité et en maîtrisant la technique. Ce n’est qu’en procédant ainsi que vous pourrez réussir votre inauguration d’entreprise et faire de cet événement d’entreprise un moment clé dans la vie de votre marque.
Vous voulez découvrir tous nos conseils pour votre cérémonie d’inauguration ? Alors, levons ensemble le voile sur les ingrédients qui permettent de faire une très belle et remarquée inauguration d’entreprise.
Suivre les étapes incontournables d’une inauguration
Un projet d’inauguration passe tout d’abord par le respect de plusieurs étapes incontournables. En effet, chaque étape permet de mettre au point un événement d’entreprise réussi, une inauguration inoubliable.
Définition de l’objectif de l’inauguration
Une entreprise peut organiser une inauguration pour différentes raisons, comme :
- la présentation d’une nouvelle usine ;
- l’ouverture d’une boutique ;
- le réaménagement d’un magasin ;
- l’acquisition de nouveaux locaux ;
- etc.
Les objectifs d’une inauguration prennent également en compte les personnes invitées. Cet événement d’entreprise se fera-t-il en présence de clients, de partenaires, de fournisseurs, d’élus locaux ou encore de prospects ? L’entreprise souhaite-t-elle présenter une innovation, son savoir-faire, sa nouvelle gamme de produits ?
Tous ces éléments doivent faire partie de la réflexion initiale portant sur l’objectif de l’organisation d’une cérémonie d’inauguration. À ce stade du projet, il convient aussi de déterminer le budget.
Le choix du lieu et de la date
Choisir le lieu revient à délimiter la zone au sein de laquelle les convives pourront évoluer. Ainsi, il convient de définir si l’inauguration aura lieu dans tout le magasin ou dans une partie seulement, ou encore dans quelle partie des locaux de l’entreprise.
Le choix de la date et de l’heure de la cérémonie d’inauguration joue un rôle important dans le nombre de participants. Ainsi, il faut tenir compte des jours fériés et des vacances. De même, en fonction de la cible de l’événement, il faudra opter pour une inauguration en journée ou en soirée.
Inauguration : thème, style et décoration
Le thème et le style de la cérémonie d’inauguration vont donner le ton de nombreux autres éléments à venir, comme la création et la conception d’invitations sur mesure ou le choix des animations. Lors de cette étape, l’agence événementielle s’appuie sur les objectifs initialement définis. De cette manière, elle peut imaginer un style adapté et une décoration qui marque les esprits.
Les invitations personnalisées d’une inauguration
Les invitations doivent donner envie aux convives de cocher la date sur leur agenda. Dès réception des invitations, ils doivent se projeter, rêver et imaginer ce que pourrait être l’inauguration. Les invitations doivent être à l’image de l’entreprise, mais aussi originales et uniques. Par exemple, elles peuvent renvoyer vers un site dédié à l’événement.
L’étape des invitations est en réalité composée de différentes sous-étapes, à savoir :
- le choix d’un format papier ou digital ;
- la création du design ;
- l’envoi ;
- les relances ;
- etc.
Le choix d’une animation originale
L’animation d’une inauguration d’entreprise remplit plusieurs fonctions. Tout d’abord, elle donne du rythme à la soirée. Ensuite, elle met en valeur le savoir-faire de l’entreprise. Enfin, elle permet de faire parler de l’événement d’entreprise.
Les équipes de votre agence d’événementiel sont à votre écoute pour créer une animation sur mesure, capable de sublimer votre événement. Idées d’animations musicales, animations technologiques, animation 3D, visite virtuelle ou animations ludiques, optez pour l’excellence avec une animation en adéquation complète avec vos valeurs et vos objectifs.
Le discours d’inauguration et la cérémonie du ruban
Il fait partie des moments forts attendus lors d’une inauguration : il s’agit du discours. C’est un exercice qui ne peut pas être improvisé et qui, au contraire, doit être méthodiquement préparé. Le discours est aussi l’occasion de partager une vision d’entreprise et de présenter des convictions fortes au public.
Du choix des mots à la longueur des phrases, mais aussi de la mise en scène au réglage de l’éclairage ou à la présence d’un pupitre, votre agence événementielle est à vos côtés pour préparer un discours qui fera date dans l’histoire de votre entreprise.
La cérémonie de coupe du ruban fait partie des grands moments d’une inauguration. Pour des nouveaux locaux, un magasin, une nouvelle usine, une boutique ou des bureaux, la symbolique du ruban prend tout son sens.
Le rétroplanning d’une inauguration d’entreprise
Le rétroplanning d’une inauguration d’entreprise contient différentes étapes. Il doit être mis au point de façon minutieuse afin de ne rien laisser au hasard. De cette manière, le rétroplanning contient l’ensemble des éléments qui font une inauguration d’entreprise. Il s’agit notamment de :
- la mise en place de l’éclairage ;
- la signalétique ;
- l’accueil ;
- la location de la sonorisation ;
- la décoration de la salle ;
- le traiteur ;
- les cadeaux clients ;
- la mise en avant d’un produit ;
- le service de sécurité ;
- les séances photo ;
- les vestiaires ;
- le lancement de l’animation ;
- les cadeaux pour les clients ou les partenaires ;
- l’envoi des invitations ;
- etc.
L’après inauguration
Lorsque la lumière s’éteint, la fête n’est pour autant pas terminée. En effet, votre agence événementielle vous propose de capitaliser sur cet événement pour votre communication d’entreprise. Vous pourrez ainsi diffuser des photos, réaliser un montage vidéo et le transmettre sur les réseaux sociaux.
De plus, comme pour d’autres événements professionnels, il convient de penser à remercier les participants en envoyant des remerciements personnalisés. En tant que spécialiste de l’événementiel, votre agence vous présente des idées originales et sur mesure pour gérer l’après soirée d’inauguration.
Savoir associer création et technique pour réussir son inauguration
Respecter ces étapes ne vous garantit pas de réussir votre inauguration. En effet, pour la réussir, vous allez avoir besoin de deux ingrédients indispensables qui sont la créativité et la maîtrise technique.
La créativité se lit à toutes les étapes du projet avec, entre autres :
- une communication originale ;
- une décoration inédite ;
- une animation mémorable ;
- un discours puissant ;
- etc.
Les invités doivent avoir le sentiment d’assister à un événement encore jamais vu. Ils doivent se sentir privilégiés. La création d’un concept et le storytelling entrent alors en scène pour la mise au point d’un événement d’entreprise qui se transformera en moment clé dans la vie de la société. En faisant appel à un expert de l’événementiel, vous donnez à votre inauguration les moyens de briller aux yeux de tous.
La créativité sans technique ne donnera pas les résultats escomptés. Alors, pour réussir votre inauguration, faites en sorte de gérer l’aspect technique et logistique de votre événement. Votre agence événementielle dispose d’une équipe compétente et professionnelle pour préparer en amont votre projet et gérer les imprévus le jour J.
Qu’il s’agisse des étapes du projet ou des compétences nécessaires à avoir, faire appel à une agence événementielle permet de créer une inauguration qui dépasse les attentes du public, atteigne ses objectifs et participe à l’histoire de la marque.
De la simple idée à la réalisation sans faille, donnez à votre inauguration les moyens de vos ambitions grâce à l’expertise et à la créativité de votre agence événementielle.
By Absolute Event, Studio de création événementielle.