L’organisation d’un événement professionnel demande de la rigueur, du temps et de l’expérience. Rien ne doit être laissé au hasard pour marquer les esprits et proposer aux invités une expérience inoubliable et inédite. En tant que créateur d’événements professionnels, nous avons défini douze étapes incontournables pour l’organisation de votre prochain événement, qu’il s’agisse d’un séminaire, d’un stand de salon, d’une soirée ou d’un anniversaire de marque.
Définition des objectifs, choix du lieu, décoration de la salle ou mise en place des supports de communication, chaque étape participe à la réussite de l’événement. Découvrez-les toutes dans le détail et, pour chacune d’entre elles, retrouvez les conseils de votre agence événementielle.
Étape 1 : définir les objectifs de l’événement et le public cible
La première étape de l’organisation d’un événement professionnel consiste à définir les objectifs. Ainsi, un événement professionnel peut être organisé pour former des collaborateurs, pour fédérer une équipe, pour signer de nouveaux contrats ou pour présenter une nouvelle gamme de produits. En fonction de l’objectif, le format de l’événement peut être différent.
Par exemple, pour former des collaborateurs, l’entreprise peut opter pour un séminaire ou une animation de team building. S’il s’agit plutôt de féliciter une équipe pour ses résultats, la soirée d’entreprise pourra être privilégiée.
La définition des objectifs d’un événement professionnel est associée à la définition du public cible. Lors de cette phase préliminaire du travail, il convient donc de dresser la liste des participants et de déterminer si l’entreprise souhaite organiser un événement pour :
- des salariés ;
- des clients ;
- des prospects ;
- des journalistes ;
- des partenaires ;
- etc.
Étape 2 : imaginer l’esprit de l’événement
En parallèle de l’objectif, il convient de s’attarder sur le contexte, mais aussi l’esprit et le sens que l’on souhaite donner à l’événement d’entreprise. La construction de l’événement découle de cet esprit.
Par exemple, si la volonté de l’entreprise est de communiquer sur son engagement RSE, les activités, les matériaux et le lieu devront entrer dans cet esprit. De même, si l’entreprise traverse un contexte économique compliqué, il faudra en tenir compte pour le choix du lieu, le budget, la scénographie ou encore les animations.
Étape 3 : choisir le type et le format de l’événement professionnel
Le type et le format de l’événement sont deux autres éléments déterminants pour le projet évènementiel, car ils vont conditionner les étapes suivantes. Concernant le type d’événement, il peut s’agir :
- d’un séminaire ;
- d’un anniversaire de marque ;
- d’une inauguration ;
- d’un stand de salon professionnel ;
- d’une activité de team building ;
- d’une convention ;
- d’un roadshow ;
- etc.
De son côté, le format de l’événement revient à se demander s’il sera organisé en matinée, en après-midi, en fin de journée, en soirée, sur une journée entière, sur deux jours, etc.
Étape 4 : établir le budget de l’événement professionnel
La quatrième étape vise à établir le budget prévisionnel de l’événement professionnel. C’est une étape relativement complexe, car le budget doit être le plus précis possible et doit tenir compte des imprévus. Le savoir-faire d’un spécialiste de l’événementiel, comme une agence événementielle, peut se révéler un atout important pour définir ce budget. En effet, l’agence événementielle est habituée à imaginer et à concevoir des événements d’entreprise. Elle connaît l’ensemble des postes et charges à prévoir, comme :
- la réservation du lieu ;
- la location du matériel audio et vidéo ;
- la restauration ;
- les animations ;
- le personnel ;
- les assurances ;
- les supports de communication ;
- les intervenants ;
- les frais de transport ;
- etc.
Étape 5 : créer le rétro planning
L’événement ayant été défini, il convient de créer le rétro planning. Le rétro planning est une sorte de feuille de route qui accompagne les organisateurs tout au long du projet événementiel. Pour cela, il doit être le plus exhaustif possible et doit tenir compte des contraintes matérielles, comme le délai de création et d’impression d’affiches personnalisées.
Ce planning mentionne également les noms des personnes en charge des différentes étapes. De cette manière, l’entreprise constitue une équipe opérationnelle dédiée à l’organisation de l’événement et qui peut travailler en étroite collaboration avec l’agence événementielle.
Étape 6 : choisir la date de l’événement d’entreprise
Le choix de la date peut conditionner le succès de l’événement d’entreprise. De nombreux paramètres doivent être pris en compte lors de cette étape. La date est-elle symbolique pour l’entreprise ? Permet-elle de rassembler le plus de personnes possible ? Un autre événement majeur est-il organisé ce même jour ?
Une fois de plus, le rôle d’une agence événementielle est d’offrir un accompagnement global aux entreprises. Elle se tient donc à leurs côtés pour les aider à faire les meilleurs choix, y compris en ce qui concerne la date de l’événement.
Étape 7 : trouver le lieu de l’événement
Trouver le lieu de l’événement revient à définir le cadre concret de son événement professionnel. Même s’il peut être décoré et personnalisé, le lieu donne déjà le ton de l’événement. L’entreprise peut faire le choix d’un lieu :
- nature ;
- festif ;
- urbain ;
- décalé ;
- historique ;
- etc.
Ce lieu peut également nécessiter un transport et des hébergements pour les invités. De même, lors de cette phase, il convient de se poser la question de la restauration, du choix des plats, des boissons ou du plan de table. Le choix des prestataires et des fournisseurs peut orienter la sélection parmi plusieurs lieux.
Étape 8 : prévoir la communication
La communication est indispensable dans toute organisation d’événement professionnel. Elle est d’ailleurs multiple. Ainsi, la communication comprend les supports de communication qui seront utilisés pour l’événement d’entreprise. Il faut alors aborder leur création, leur impression et leur diffusion.
La communication peut se traduire aussi par la gestion de campagnes de communication sur les réseaux sociaux. C’est notamment le cas du teasing organisé avant des événements comme des anniversaires d’entreprise, des lancements de produits ou des inaugurations. Il faut également penser à la conception du programme de l’événement et à sa diffusion auprès des invités.
Étape 9 : imaginer les animations
Le rôle d’une animation est central dans un événement d’entreprise. L’animation donne du rythme, mais permet aussi de marquer les esprits. Pour cela, l’animation doit être originale et inédite. Forte de nombreuses années d’expérience, l’agence événementielle est en mesure de proposer à ses clients des animations et des activités inoubliables, comme :
- des animations immersives ;
- des animations de robot ;
- des expériences interactives ;
- des animations 3D ;
- du mapping vidéo ;
- des hologrammes ;
- des animations de réalité virtuelle ;
- etc.
Étape 10 : penser aux besoins techniques et logistiques
Un événement professionnel, c’est de la création et de l’innovation, mais ce sont aussi des contraintes techniques et logistiques. La dixième étape consiste à faire le tour de ces besoins. Ces éléments techniques doivent être anticipés afin de ne négliger aucun détail. Ils doivent également être testés et vérifiés avant le jour J. Enfin, le jour J, du personnel dédié de l’agence événementielle se tient prêt à parer aux moindres imprévus.
Étape 11 : sélectionner les prestataires et partenaires
L’étape 11 permet de sélectionner les prestataires. Lors de l’organisation d’un événement d’entreprise, les prestataires sont très nombreux et interviennent dans des domaines d’activités très variés, comme :
- la décoration ;
- la musique ;
- la lumière ;
- la restauration ;
- l’animation ;
- l’accueil ;
- la sécurité ;
- etc.
La recherche du bon prestataire s’accompagne d’une analyse précise des services proposés et des prix pratiqués.
Étape 12 : après, faire le bilan et remercier
Enfin, l’ultime étape se déroule après l’événement. Quand les lumières s’éteignent, quand les invités sont partis, il reste encore une étape : la douzième. C’est l’étape du bilan et des remerciements. Une entreprise doit capitaliser sur l’organisation de son événement. Cela signifie qu’elle doit se servir de cet événement pour construire son histoire et pour développer des relations fortes avec les participants.
Adresser des remerciements aux invités permet de rappeler les points forts de l’événement. De même, en dressant le bilan de l’événement, elle peut tirer des enseignements pertinents et faire progresser sa marque.
Pour résumer, organiser un événement d’entreprise suppose de l’expertise, de la maîtrise, de la passion et de la créativité, quatre qualités que votre agence événementielle met à votre service. Chez Absolute Event, nous avons à cœur de concevoir et d’imaginer des événements uniques pour sublimer votre marque et offrir des moments mémorables aux participants. Alors, assurez-vous d’offrir le meilleur à vos invités !
By Absolute Event, Studio de création événementielle.