Comment bien briefer une agence événementielle ?

Type d’événement 

Quel type d’événement professionnel souhaitez-vous organiser ? Convention, road show, séminaire, anniversaire, team building, inauguration, soirée spéciale… autant d’événements qui impliquent des formats totalement différents pour l’organisation ! Dans quel contexte se déroulera-t-il ? Quelle sera sa durée ? Avez-vous décider d’un thème à suivre pour cet événement ?

Contexte économique & social de l’organisation 

Présentez brièvement votre entreprise : domaine d’activité, mission, vision, identité et valeurs, concurrents, enjeux, et objectifs. Accentuez plus particulièrement sur le fonctionnement interne de l’organisation en termes de hiérarchie et de management. Quels sont les différents corps de métiers présents ? Combien sont-ils au sein de chacun d’entre eux ? Toutes ces informations permettront à l’agence de les relier aux objectifs propres à la création de l’événement. 

Objectifs

Pour quelles raisons votre entreprise organise cet événement ? Quel message souhaitez-vous faire passer à vos participants ?

Voici quelques exemples d’objectifs : 

• Récompenser ses meilleurs commerciaux 

• Présenter vos nouveaux produits

• Transmettre de nouvelles valeurs de l’entreprise aux collaborateurs

• Resserrer les liens entre vos collaborateurs et/ou l’appartenance à la société lors d’un team building

• Présenter les résultats des nouvelles orientations stratégiques de l’année passée

• Inaugurer une nouvelle usine

Public-cible

Il est important de définir votre public-cible pour cet événement : mieux vous connaitrez votre cible, plus l’agence sera en mesure d’adapter le format, les activités de l’événement à leurs attentes.

• Professionnels, particuliers, grand public 

• Public interne et/ou externe (franchisés, revendeurs, partenaires, etc)

• Equipes, cadres, employés, clients 

• Age moyen

• Couples/enfants 

• Répartition hommes / femmes

• Profil : niveau d’implication dans l’entreprise, état d’esprit, traits de personnalité communs (un commercial et un artisan carrossier par exemple n’auront pas la même personnalité et les critères de succès d’un événement seront différents)

• Nombre total de participants

Exemple de public d’un de nos clients :

Connaître vos participants est donc essentiel pour transmettre un message clair et compréhensible lors de l’événement.

Date

Vous êtes-vous mis d’accord avec votre hiérarchie sur la date de l’événement?  Choisir la date la plus propice n’est pas si simple : il est préférable d'éviter les périodes de vacances scolaires, les jours fériés, ceux d'élections et de manifestations sportives majeures. Indiquez à l’agence événementielle vos dates prévisionnelles ou le mois auquel vous souhaitez organiser l’événement.

Lieu/destination 

Où aura lieu votre événement ? En France, à l’étranger ? A la plage, à la montagne ?  Orientez votre agence selon vos souhaits. Son rôle sera d’étudier plusieurs destinations afin de repérer le lieu qui vous correspondra, en fonction des contraintes communiquées (budget).

Transports à prévoir 

Votre agence doit-elle s’occuper de l’affrètements des vols pour votre événement (location d’avions), de réservations de billets, ou seulement des transferts aéroport/hôtel ?

Hébergement 

Quel type d’hébergement souhaitez-vous ? Un hôtel 5, 4 ou 3 étoiles ? Ou plutôt des résidences de vacances ou hôtelières ? Il vous faudra également définir le type de chambres prévues pour les participants :  chambre single ou chambre twin (une chambre avec 2 lits séparés pour 2 participants) ou bien chambre double pour les participants accompagnés de leur conjoint.

Programme 

Donnez le détail de votre programme à l’agence avec idéalement un timing précis.  Pour les séances de travail, précisez le type de salle qu’il vous faut et l’équipement technique spécifique. Quelles types d’animations/activités souhaitez-vous mettre en place (team building sportif, culturel, avec un thème précis ?). Si vous proposez une soirée extérieure, s’agit-il d’une soirée typique, de gala, casual chic, d’un cocktail ? Y aura-il des animations (concert, DJ, etc) et des intervenants ? 

Voici un exemple de programme  :

Budget 

N’ayez pas peur de communiquer votre budget à l’agence ! Elle pourra ainsi adapter sa proposition et sera en mesure de vous avertir si ce que vous souhaitez faire implique un dépassement de budget. Dans ce cas là, il faudra revoir ensemble les postes de coûts. 

Veillez à délimiter le rôle de l’agence dans l’organisation de l’événement : doit-elle s’occuper de la gestion des invitations, de la création d’un mini site photos, etc ?

Rappel des événements passés

Il est important de rappeler à l’agence les sessions précédentes de cet événement : lieu choisi, type de soirées, activités proposés avec celles qui ont marché et celles qui ont eu moins de succès auprès des participants. Ces informations permettront à l’agence de proposer des destinations, soirées, animations différentes ou bien d’orienter ces dernières vers ce qui a le mieux fonctionné les années passées.

Bien briefer une agence événementielle constitue la première étape pour  assurer le succès d'un événement.

By Absolute Event, Studio de création événementielle.