Comment bien briefer une agence événementielle ?

Par Absolute Event le 21 mars 2017

bien-briefer-une-agence-evenementielle1.jpgSi vous êtes en charge d’organiser un événement pour votre entreprise, il est essentiel de commencer par la rédaction d’un brief (aussi appelé cahier des charges ou appel d’offres). Ce document écrit regroupe les informations nécessaires à l’agence pour mener à bien ce projet d’événement. 

Il peut être plus ou moins détaillé : certaines entreprises vont écrire  un mail avec les grandes lignes de l’événement, d’autres feront un dossier de plusieurs pages avec de nombreuses indications à respecter par l’agence.  Plus vous travaillerez en amont votre brief, plus vous serez en mesure de communiquer convenablement vos attentes à votre agence !

Découvrez les différents éléments que doit contenir un brief pour une agence événementielle !

Type d’événement 

Quel type d’événement souhaitez-vous organiser ? Convention, road show, séminaire, anniversaire, team building, inauguration, soirée spéciale… autant d’événements qui impliquent des formats totalement différents pour l’organisation ! Dans quel contexte se déroulera-t-il ? Quelle sera sa durée ? Avez-vous décider d’un thème à suivre pour cet événement ?

Contexte économique & social de l’organisation 

Présentez brièvement votre entreprise : domaine d’activité, mission, vision, identité et valeurs, concurrents, enjeux, et objectifs. Accentuez plus particulièrement sur le fonctionnement interne de l’organisation en termes de hiérarchie et de management. Quels sont les différents corps de métiers présents ? Combien sont-ils au sein de chacun d’entre eux ? Toutes ces informations permettront à l’agence de les relier aux objectifs propres à la création de l’événement. 

Objectifs

Pour quelles raisons votre entreprise organise cet événement ? Quel message souhaitez-vous faire passer à vos participants ?

Voici quelques exemples d’objectifs : 

  • Récompenser ses meilleurs commerciaux 

  • Présenter vos nouveaux produits

  • Transmettre de nouvelles valeurs de l’entreprise aux collaborateurs

  • Resserrer les liens entre vos collaborateurs et/ou l’appartenance à la société lors d’un team building

  • Présenter les résultats des nouvelles orientations stratégiques de l’année passée

  • Inaugurer une nouvelle usine

Public-cible

Il est important de définir votre public-cible pour cet événement : mieux vous connaitrez votre cible, plus l’agence sera en mesure d’adapter le format, les activités de l’événement à leurs attentes.

  • Professionnels, particuliers, grand public 

  • Public interne et/ou externe (franchisés, revendeurs, partenaires, etc)

  • Equipes, cadres, employés, clients 

  • Age moyen

  • Couple/enfants 

  • Répartition hommes / femmes

  • Profil : niveau d’implication dans l’entreprise, état d’esprit, traits de personnalité communs (un commercial et un artisan carrossier par exemple n’auront pas la même personnalité et les critères de succès d’un événement seront différents)

  • Nombre total de participants

Exemple de public d’un de nos clients :

150 personnes au total, force de vente + équipe marketing, majorité d’hommes mais aussi quelques femmes (20/150). Un âge moyen de 35 ans avec une amplitude allant de 28 à 50 ans. Pas tous de grands sportifs, mais tous des épicuriens bons vivants.
 

Connaître vos participants est donc essentiel pour transmettre un message clair et compréhensible lors de l’événement.

Date

Vous êtes-vous mis d’accord avec votre hiérarchie sur la date de l’événement?  Choisir la date la plus propice n’est pas si simple : il est préférable d'éviter les périodes de vacances scolaires, les jours fériés, ceux d'élections et de manifestations sportives majeures. Indiquez à l’agence événementielle vos dates prévisionnelles ou le mois auquel vous souhaitez organiser l’événement.

Lieu/destination 

Où aura lieu votre événement ? En France, à l’étranger ? A la plage, à la montagne ?  Orientez votre agence selon vos souhaits. Son rôle sera d’étudier plusieurs destinations afin de repérer le lieu qui vous correspondra, en fonction des contraintes communiquées (budget).

Transports à prévoir 

Votre agence doit-elle s’occuper de l’affrètements des vols pour votre événement (location d’avions), de réservations de billets, ou seulement des transferts aéroport/hôtel ?

Hébergement 

Quel type d’hébergement souhaitez-vous ? Un hôtel 5, 4 ou 3 étoiles ? Ou plutôt des résidences de vacances ou hôtelières ? Il vous faudra également définir le type de chambres prévues pour les participants :  chambre single ou chambre twin (une chambre avec 2 lits séparés pour 2 participants) ou bien chambre double pour les participants accompagnés de leur conjoint.

Programme 

Donnez le détail de votre programme à l’agence avec idéalement un timing précis.  Pour les séances de travail, précisez le type de salle qu’il vous faut et l’équipement technique spécifique. Quelles types d’animations/activités souhaitez-vous mettre en place (team building sportif, culturel, avec un thème précis ?). Si vous proposez une soirée extérieure, s’agit-il d’une soirée typique, de gala, casual chic, d’un cocktail ? Y aura-il des animations (concert, DJ, etc) et des intervenants ? 

Voici un exemple de programme  :

Journée
A partir de 9h00 // Accueil des participants autour d’un café de bienvenue.
De 10h00 à 12h00 // Plénière en amphithéâtre.
De 12h00 à 13h30 // Cocktail déjeunatoire
De 14H00 à 18H00 // Suite de la plénière avec une pause au bout de 2 h de réunion.
De 18h00 à 19h00 // Retour vers les hôtels (sans navettes) et temps libre.
En marge de la journée de travail, proposer une journée (découverte, musée, gourmande …) en  fonction du lieu pour les dames présentes qui ne souhaitent pas participer à la réunion de travail.
 
Soirée
A 19h30 // Rendez-vous bus devant les différents hôtels
A 19h45 // Départ des bus
A 20h00 // Ouverture de la soirée festive
Prévoir 1h30 minimum d’apéritif avec animation musicale ou autre,
Prévoir un repas assis en tables rondes de 8 pax avec entrée, plat, fromage, dessert,
Prévoir open bar durant la soirée + animation DJ,
Fin de la soirée vers 3 ou 4 heures.

Budget 

N’ayez pas peur de communiquer votre budget à l’agence ! Elle pourra ainsi adapter sa proposition et sera en mesure de vous avertir si ce que vous souhaitez faire implique un dépassement de budget. Dans ce cas là, il faudra revoir ensemble les postes de coûts. 

Veillez à délimiter le rôle de l’agence dans l’organisation de l’événement : doit-elle s’occuper de la gestion des invitations, de la création d’un mini site photos, etc ?

Rappel des événements passés

Il est important de rappeler à l’agence les sessions précédentes de cet événement : lieu choisi, type de soirées, activités proposés avec celles qui ont marché et celles qui ont eu moins de succès auprès des participants. Ces informations permettront à l’agence de proposer des destinations, soirées, animations différentes ou bien d’orienter ces dernières vers ce qui a le mieux fonctionné les années passées.

 

Bien briefer une agence événementielle  constitue la première étape pour  assurer le succès d'un événement.

Découvrez aussi les  5 clés de l'agence Absolute Event pour un événement réussi  !

 

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