Vous prévoyez d’organiser un événement pour votre entreprise. Que ce soit une inauguration, un stand d’exposition ou un séminaire, cet événement joue un rôle très important pour votre marque. Mais à qui confier sa réalisation ? Comment choisir une agence événementielle capable de répondre à vos besoins parmi toutes les agences événementielles qui existent sur le marché ?
Il n’existe pas une réponse, mais bien six. En effet, vous allez devoir prendre en compte six critères pour faire le meilleur choix et vous tourner vers une agence capable de sublimer votre événement. Découvrez ces critères afin de trouver le chef d’orchestre dont votre événement a besoin pour devenir inoubliable.
Critère n°1 : l’expérience de l’agence événementielle
L’expérience de l’agence événementielle est un critère fondamental. Il est essentiel pour vous assurer la réussite de votre événement professionnel. Mais comment mesurer cette expérience ? Tout d’abord, par la réputation de l’agence. Sur internet, il est facile de trouver des témoignages de clients, que ce soit ou non sur le site de l’agence.
Les avis clients aident à mesurer la réputation d’une agence. La satisfaction est très importante lorsque l’on organise un événement d’entreprise. À noter que les avis clients sont tous importants : les positifs et les négatifs.
Ensuite, il faut regarder l’ancienneté de l’agence. Certes, une nouvelle agence peut être tout aussi créative et efficace qu’une agence présentant plus de dix ans d’ancienneté. Mais l’ancienneté est un signe évident d’expérience et d’expertise.
Enfin, l’expérience de l’agence événementielle peut se mesurer au réseau de partenaires et de prestataires qu’elle est capable de mobiliser pour organiser et créer un stand d’exposition, une animation de team building, un séminaire ou une soirée d’entreprise. L’organisateur de votre futur événement doit offrir un service global, car l’organisation doit être millimétrée.
Critère n°2 : les événements professionnels déjà réalisés par l’agence
Pour bien choisir son agence événementielle, le deuxième critère consiste à analyser ses réalisations passées. Plusieurs questions en découlent.
Premièrement, quel type d’événements l’agence a-t-elle déjà organisés ? Propose-t-elle tous les types d’événements ? Les événements professionnels sont très nombreux, comme :
- un séminaire d’entreprise ;
- un stand d’exposition ;
- une inauguration ;
- une soirée de fin d’année ;
- une activité de team building ;
- un anniversaire de marque ;
- une convention ;
- un séminaire incentive ;
- etc.
Aussi différents soient-ils, ces événements ont en commun de devoir véhiculer le message de la marque et d’être adaptés à leur public, tout en les surprenant. Créer un séminaire ou un stand professionnel ne s’improvise pas. Pour votre futur événement d’entreprise, faites le choix d’une agence qui en a l’habitude, car elle en connaîtra tous les mécanismes.
Deuxièmement, ces événements d’entreprise étaient-ils à la hauteur des attentes des clients ? Ont-ils laissé une trace dans la mémoire des participants ? Il ne faut pas hésiter à poser des questions et à se renseigner. Les agences événementielles proposent également de découvrir leurs précédentes réalisations directement sur leur site internet. L’analyse de ces réalisations passées permet d’observer comment l’agence a répondu aux demandes de ses clients.
Troisièmement, pour quelles marques l’agence a-t-elle travaillé ? Est-elle spécialisée dans un secteur d’activités en particulier ? Voici des questions à vous poser au moment de choisir votre future agence.
Critère n°3 : l’importance de la maîtrise technique et logistique
Une agence événementielle crée un événement pour une marque. Elle imagine un concept, met en scène des animations, prépare l’accueil des invités, etc. Toutes ces étapes sont indissociables de l’aspect technique et logistique, que ce soit avant l’événement, pendant ou après. La création d’un événement d’entreprise ne peut se passer d’un savoir-faire technique et logistique irréprochable.
De plus, l’agence doit aussi démontrer sa capacité d’adaptation. Sur un stand de salon professionnel, lors d’une inauguration ou de n’importe quel autre événement, une agence performante doit savoir réagir immédiatement face à un imprévu.
Gestion du planning et anticipation sont deux autres qualités d’une bonne agence événementielle. En fonction du lieu, mais aussi des conditions météorologiques ou des invités, des adaptations sont parfois incontournables. L’agence événementielle met son expertise au service de votre événement.
Critère n°4 : la créativité proposée par l’agence événementielle
Sans la créativité, la technique n’est rien. Pour créer un événement, il faut donner de l’émotion. Pour faire vibrer les participants, il faut imaginer un concept et proposer une véritable expérience immersive. Tout doit être pris en compte :
- de la scénographie à la musique ;
- de la restauration à l’accueil ;
- de la tenue de l’équipe présente sur place à la date d’envoi des invitations ;
- etc.
Aucun détail ne doit être laissé au hasard et tous ces éléments doivent faire partie d’un tout : d’un concept unique imaginé spécialement pour un événement.
Lors du choix d’une agence événementielle, tournez-vous plutôt vers celle qui vous propose d’innover et de vous démarquer de la concurrence. Vous vous assurerez ainsi de proposer à vos invités un événement capable de marquer leurs esprits.
Critère n°5 : la communication, au cœur des échanges avec l’agence
Dans le secteur de l’événementiel, la communication doit être au cœur des échanges. Et même avant le lancement du projet, la communication doit être facile et fluide. Cela signifie qu’il doit être simple de rentrer en contact avec l’agence événementielle.
Le premier contact est très important et donne une idée du professionnalisme de l’agence événementielle et de son authenticité. Sa communication doit inspirer confiance. Disponible et à l’écoute de chaque client, l’agence donne des conseils et présente sa vision des événements d’entreprise. Elle prend en compte les objectifs de ses clients et leur budget afin de proposer une solution sur mesure et inédite, un événement de grande qualité.
Critère n°6 : le site internet d’une agence spécialisée dans l’événementiel
Le dernier critère pour bien choisir son agence événementielle concerne le site internet. En effet, un site internet représente une mine d’informations sur l’agence événementielle. Un site internet régulièrement mis à jour est un élément important de réassurance. Le site doit bien sûr présenter les mentions obligatoires qui permettent d’identifier l’agence. Mais il peut aussi renseigner sur le savoir-faire de l’agence, ses réalisations et les défis qu’elle a surmontés pour ses clients.
La présence d’un blog et la publication régulière d’articles sont le signe d’une agence qui se tient au fait des dernières tendances en termes d’événementiel. Le blog montre aussi que l’agence événementielle partage ses connaissances et son savoir-faire sur différents thèmes du secteur de l’événementiel, comme :
- l’organisation d’un anniversaire d’entreprise ;
- le rôle d’un séminaire de rentrée ;
- les enjeux liés à un lancement de produit ;
- l’importance de l’expérience visiteur sur un stand de salon ;
- la mise en place d’une expérience immersive lors d’un événement professionnel ;
- les coulisses d’une animation de robot ;
- le déroulement d’une inauguration ;
- etc.
En résumé, une fois que vous aurez analysé ces six critères, vous pourrez avancer sereinement, car vous saurez que vous faites appel à une agence innovante, fiable et performante.
Chez Absolute Event, l’événementiel n’est pas qu’un métier, il s’agit d’une véritable passion qui anime chaque membre de l’équipe et que nous aimons partager avec tous nos clients. C’est pour cela que nous nous engageons à créer des événements uniques et qui participeront à construire l’histoire de votre marque. Appelons-nous, écrivons-nous et discutons ensemble de votre projet événementiel.
By Absolute Event, Studio de création événementielle.