Comment digitaliser son événement d’entreprise ?

Par Absolute Event le 18 mai 2017

Le terme digitalisation” est aujourd’hui devenu un véritable trending topic” sur le web. En effet, un pic d’intérêt sur cette recherche a été enregistré en mars dernier sur Google Trends. On parle plus particulièrement de transformation digitale” pour des entreprises :  elle est assurée par la mise en place d’une stratégie digitale sur l’ensemble de ses processus.

Mais comment se manifeste cette digitalisation lors d’événements professionnels ? Un événement d’entreprise fait vivre une expérience bien réelle à vos invités mais il faut parvenir à la retranscrire virtuellement ! Chaque événement doit avoir son empreinte digitale” qui  permettra d’augmenter la visibilité et la  notoriété de l'entreprise sur le web. Découvrez nos conseils pour digitaliser son événement !

 

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Elaborez votre stratégie digitale en amont

Plusieurs outils digitaux sont à prévoir en amont pour assurer le bon déroulé virtuel” de l’événement.

  • La création d’un mini site événementiel est vivement recommandé afin de disposer d’un espace de communication dédiée. Il vous permettra de communiquer les informations essentielles à vos invités (programme, thème, etc) et de gérer les inscriptions.

  • Prévoir des tablettes pour l’accueil des participants est une bonne façon d’optimiser le travail des hôtesses grâce à un émargement électronique. 

  • Sur Twitter, lancez vous dans la création d’un hashtag officiel de l’événement : il doit être court, mémorable et unique (vérifiez bien si le hashtag choisi n’est pas utilisé par d’autres entreprises). Si vous ne le créez pas avant l’événement, les participants se chargeront eux même d’en créer un  ! Il n’est pas pertinent d’inclure l’année de l’événement dans le hashtag si ce dernier se répète tous les ans  : la hashtag sera ainsi bien ancré et réutilisable pour les prochaines éditions. Prévoyez également d’afficher le hashtag sur tous les supports de communication : flyers, écrans, kakémonos, goodies, etc.

Création du hashtag #BordeauxExclusiveTaste, un dîner caritatif organisé chaque année par l’agence Absolute Event :

  • Listez les comptes réseaux sociaux des intervenants et artistes ainsi que leur site internet ou blog pour gagner du temps le jour J.

  • Suivez des personnes influentes sur Twitter en lien avec la thématique de l’événement. Elles seront susceptibles de retweeter vos publications et d’augmenter ainsi votre visibilité.

  • Faites du teasing sur votre site, votre newsletter ainsi que sur les réseaux sociaux et annoncez si vous avez prévu de faire du Live Tweet ou du Facebook Live. Même s’il s’agit d’une convention ou d’un séminaire avec vos collaborateurs, n’hésitez pas à communiquer sur vos réseaux car cela contribuera à améliorera votre image de marque.

Retranscrivez virtuellement votre événement le jour J

C’est le jour J ! De la réactivité et de la synchronisation seront de rigueur de la part de vos équipes : vos community managers, le staff de votre agence événementielle, les photographes et les caméramans qui couvrent l’événement.  L’objectif sera de créer de l’interaction et de l’engagement avec les participants de l’événement mais aussi de partager, d’échanger au maximum avec les communautés de vos différents réseaux. Découvrez ci-dessous notre sélection des mesures digitales à prendre pour faire rayonner votre événement sur le net !

Social live streaming 

Il vous permet de diffuser en temps réel de contenus vidéos sur les réseaux sociaux lors de l’événement. Les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Instagram, Youtube, Snapchat, etc) tendent de plus en plus à se ressembler et ont chacun intégré le partage de vidéo en direct : Facebook Live, Périscope racheté en 2015 par Twitter, et plus récemment l’apparition des vidéos sur Instagram après son rachat par Facebook. Alors n’ayez plus peur du live et lancez-vous ! Les absents pourront ainsi vivre en direct de chez eux les moments forts de l’événement, comme par exemple le discours d’un intervenant ou le concert d’un artiste et seront susceptibles de le partager sur leurs réseaux.

Live tweet 

Si vous voulez faire un live tweet, il vous faudra relater sur Twitter votre événement sous toutes ces coutures. Respectez bien la chronologie de l’événement et faites du real” live afin de créer de l’engagement avec vos followers. Veillez tout de même à modérer votre fréquence de tweets : 2 tweets par heure pour un événement sur plusieurs jours sont suffisants. De même,  ne retweetez pas non plus toutes les publications vous concernant car cela risque d’inonder le flux de vos followers.

 

Live Tweet sur le stand Fanuc au salon Industrie Lyon 2017 :

Contenu pluri-média 

Variez les contenus digitaux ! En établissant en amont un rétro planning des types de publications réalisables lors de l’événement, vous parviendrez à animer de façon optimum vos réseaux sociaux. Des photos backstage des artistes, en passant par des mini interviews de vos intervenants, vous devrez poster des contenus exclusifs, différents de ceux postés par les participants.

Social wall 

Mettre en place un mur social” lors de votre événement est un excellent moyen d’interagir avec vos participants. Communiquez le hashtag dédié à l’événement et projetez ensuite sur un mur les tweets des participants avec leur photo de profil. Les participants se prendront au jeu afin de figurer sur le mur et cela augmentera ainsi votre visibilité sur Twitter. Cette animation ludique et efficace en termes de communication peut aussi s’effectuer via Facebook, ou par SMS.

Photocall et  photobooth 

Qu’il s’agisse d’un photocall ou d’un photobooth (au cours duquel les participants repartent avec une photo souvenir, imprimée directement lors de l’événement ), vous contribuerez à cristalliser dans l’esprit des invités le souvenir de cet événement... Mais pas que ! Vous attendrez évidemment en retour un partage sur les réseaux sociaux des photos chacun des participants ;)

 

Optimisez votre présence digitale post event 

L’événement s’est bien passé, vous avez assuré la retranscription de l’événement sur le web mais il ne faut pas relâcher vos efforts ! Il faut faire perdurer l’événement le plus longtemps possible sur la toile : retweet, partage des publications des participants, etc. 

  • Remerciez un par un les participants ayant contribué à faire vivre l’événement sur les réseaux sociaux (publication de photos, commentaire, partage de publication). 

  • Diffusez la vidéo de l’événement sur l’ensemble des réseaux sociaux de l’entreprise.

  • Mettez en ligne des photos sur le site web dédié à l’événement : elles seront directement téléchargeables par les participants et ces derniers pourront les repartager sur leurs réseaux.

  • Si vous avez un blog, profitez-en pour rédiger un article sur cet événement. Vous le rediffuserez ensuite sur vos réseaux sociaux.

 

Rédaction d’un article sur le Bordeaux Exclusive Taste, un bon moyen d’annoncer la prochaine édition du dîner :

 

Vous l’aurez bien compris : aujourd’hui il est nécessaire de faire vivre votre événement d’entreprise sur le web.  Partagez, faites parler de vous ! Votre image de marque en ressortira meilleur et votre visibilité en ligne vous rendra attractif : à la fois pour de futurs prospects, mais aussi en termes de marque employeur aux yeux de vos futurs collaborateurs.

 

Découvrez les 5 clés pour réussir votre événement !

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