Un plan d’action correspond à un document qui liste les étapes et les actions nécessaires à atteindre un objectif. Il s’agit donc d’une feuille de route événementielle incontournable pour organiser une soirée d’entreprise, un séminaire, une inauguration ou n’importe quel autre événement d’entreprise.
Le plan d’action offre une vue globale des tâches à réaliser avant l’événement, mais aussi un suivi des moyens et des ressources. Alors, comment rédiger un tel document ? Quels conseils suivre pour qu’il soit efficace et fiable ? Votre agence événementielle vous dévoile ses astuces et ses conseils pour créer un plan d’action sur mesure et performant.
Prérequis au plan d’action événementiel : objectif et format
Avant de réaliser concrètement un plan d’action, il convient de définir précisément les objectifs de son événement. Cette première étape permettra de déterminer le format de l’événement. En effet, un projet d'événement professionnel peut avoir plusieurs objectifs, comme :
- fédérer une équipe ;
- présenter un nouveau produit ou service ;
- célébrer une marque ;
- former des collaborateurs ;
- remercier une équipe ;
- conquérir de nouveaux marchés ;
- signer de nouveaux contrats ;
- rencontrer des partenaires, des prestataires ou des fournisseurs ;
- etc.
Pour atteindre ces objectifs, plusieurs types d’événements peuvent être organisés. Ce sont des événements qui peuvent concerner des salariés, des clients, des prospects, des partenaires ou encore des journalistes. Voici quelques exemples d’événements professionnels :
- le séminaire d’entreprise, avec le séminaire de rentrée, le séminaire incentive, etc. ;
- l’activité de team building ;
- la soirée d’entreprise ;
- l’inauguration ;
- l’anniversaire ;
- le stand de salon professionnel ;
- la convention ;
- etc.
Un plan et des actions pour son événement d’entreprise
Dans l’événementiel, un plan d’action vise à rassembler toutes les actions ou les tâches nécessaires à la réalisation d’un séminaire, d’une convention ou encore d’une soirée d’entreprise. Ces actions concernent des aspects très diversifiés de l’événement que l’on pourrait regrouper par pôle, comme :
- la logistique ;
- la communication ;
- le marketing ;
- la restauration ;
- la comptabilité ;
- etc.
Chacun de ces pôles doit être divisé en “sous-pôle”. Par exemple, concernant la communication, elle concerne aussi bien la communication en amont de l’événement que la communication pendant ou après l’événement. Elle inclut également la communication sur les réseaux sociaux, la réalisation des invitations et la gestion de leurs réponses ou encore l’impression de supports de communication qui seront affichés le jour J.
Si l’on prend ce dernier exemple, à savoir l’impression de supports de communication, il convient de lister plusieurs tâches qui concernent le brainstorming, la création / conception, la définition du budget, l’impression, le stockage, le conditionnement, le transport, l’installation, etc.
Enfin, tous ces pôles, “sous-pôles” et toutes ces tâches et actions doivent partir d’un concept central qui aura été imaginé pour l’événement. Définir ce concept est une phase capitale pour proposer un événement en adéquation avec les valeurs de l’entreprise, mais aussi capable de marquer les esprits des participants ou du public cible.
Nous le voyons, un plan d’action est avant toute chose un document unique. Il est possible de se baser sur un modèle de plan d’action. Mais ce modèle devra être véritablement personnalisé pour correspondre à l’objectif de l’événement, à son format et à son concept. La mise en œuvre des actions de votre événement ne peut ressembler à aucune autre.
Conseils pour réaliser le plan d’action de son événement
Pour qu'un événement professionnel soit réussi, il faut que son organisation soit parfaite. Le plan d’action regroupant toutes les actions liées à l’organisation d’un événement, il se transforme, de fait, en élément central et incontournable.
Pour commencer, le premier conseil de votre agence événementielle consiste à réaliser la liste de toutes les tâches à accomplir en fonction des différents pôles.
Pour chaque tâche, vous devrez ensuite :
- attribuer une personne responsable qui sera chargée de la mener à bien ;
- définir une échéance et un calendrier.
Le succès d’un plan d’action réside également dans la capacité de contrôle que vous allez exercer. Ainsi, à chaque étape et pour chaque action, vous devez surveiller régulièrement que tout avance normalement. Ces phases de contrôle sont l’occasion de mettre en évidence les difficultés rencontrées. Vous devrez alors trouver des solutions rapides pour éviter de retarder l’ensemble du projet.
Ensuite, pour certaines tâches, il ne faudra pas oublier d’indiquer une notion de budget à respecter.
De plus, certaines actions ne peuvent pas être réalisées avant d’autres. Par exemple, les invitations ne pourront pas être envoyées avant que la date de l’événement ait été validée, tout comme les éléments de décoration de la salle ne pourront pas être commandés tant que le thème de l’événement n’aura pas été choisi. Lors de la construction du plan d’action, il est donc important de tenir compte de l’ordre chronologique des différentes tâches.
Soyez méthodique et rigoureux pour ne rien oublier, car oublier un élément peut mettre en péril le succès de votre événement. Par exemple, oublier de valider le nombre d’invités peut avoir des conséquences sur le budget de la restauration, tout comme ne pas vérifier les installations techniques de la salle peut impacter le déroulement d’une animation.
Enfin, notre dernier conseil porte sur le choix d’un outil facile à utiliser par les différents collaborateurs impliqués dans le projet événementiel. En ligne ou sur Excel, faites votre sélection après avoir bien analysé les différents outils disponibles. Concernant les modèles de plans d’action que vous téléchargez, assurez-vous qu’ils correspondent bien aux événements professionnels. En cas de doute, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre agence événementielle qui pourra vous aider à réaliser votre plan d'action en fonction de votre événement, de votre objectif et de votre public cible.
Retour sur la méthode CQQCOQP ou la méthode des 5W
La méthode des 5W ou la méthode CQQCOQP est très utile pour réaliser un plan d’action sur mesure. Il s’agit d’une aide concrète pour analyser, définir et réaliser la planification d’une tâche. La méthode 5W se base sur cinq éléments, à savoir :
- what ;
- why ;
- where ;
- when ;
- who.
Concernant la méthode CQQCOQP, elle se traduit par :
- comment ;
- quoi ;
- qui ;
- combien ;
- où ;
- quand ;
- pourquoi.
Elles sont donc relativement proches. Grâce à l’une ou à l’autre de ces méthodes, vous n’oublierez aucun aspect de l’organisation de votre événement. Au contraire, pour chaque élément, vous serez en mesure de vous poser les bonnes questions. Prenons l’exemple de la restauration et voyons les questions auxquelles vous allez devoir répondre :
- Quel type de restauration mettre en place ?
- Quel est l’objectif de la restauration ?
- Pour quel public cible ?
- Pour combien d’invités ?
- Dans quel lieu ?
- À quel moment de l’événement ?
- À quels prestataires confier la réalisation d’un buffet ou d’un repas ?
- Comment le menu peut-il correspondre au thème de l’événement ?
- Quel message faire passer avec le repas ?
- Quel est le budget prévu pour chaque invité ?
- Etc.
Nous le voyons, faire un plan d’action pour un événement requiert une véritable expertise. C’est un travail long et complexe, mais aussi indispensable. Parce que ce document représente les fondements de votre événement, il ne faut négliger ni son élaboration ni son suivi. Chez Absolute Event, nous imaginons des événements innovants et mémorables et réalisons un plan d’action dont votre événement a besoin pour marquer les esprits de vos invités et pour atteindre ses objectifs.
By Absolute Event, Studio de création événementielle.