Un événement d’entreprise peut être un anniversaire d’entreprise, une soirée, un séminaire, une conférence, etc. Il peut aussi être organisé pour des professionnels de votre secteur d’activité, des clients, des partenaires ou des collaborateurs. Cet événement doit respecter un certain timing, un budget et des contraintes de lieu. Et que dire de l’animation et des actions de communication à mettre en place pour le promouvoir ?
Nous le voyons, parler organisation d’un événement d’entreprise, c’est aborder de multiples sujets, tous aussi indispensables les uns que les autres. Nous vous proposons de découvrir tous ces éléments, étape par étape, afin de proposer à vos invités un événement inoubliable.
Définir le format de l’événement d’entreprise
La première chose à faire lorsque l’on souhaite organiser un événement d’entreprise consiste à en définir le format. En effet, les événements d’entreprise sont multiples, avec, par exemple :
- le séminaire avec le séminaire incentive ou le séminaire de rentrée ;
- la soirée avec la soirée de fin d’année ou la soirée d’anniversaire ;
- l’activité de team building pour former, fédérer ou encore rassembler ;
- la conférence ;
- l’inauguration d’une nouvelle boutique ou d’une usine ;
- le stand de salon professionnel ;
- le lancement de produit ;
- etc.
Selon le format, plusieurs intervenants peuvent être programmés pour échanger et discuter avec le public, une équipe commerciale ou des prestataires.
Budget et objectif de l’événement d’entreprise
Chaque événement d’entreprise doit répondre à un objectif bien précis. Les objectifs sont d’ailleurs liés au format des événements professionnels. Voici quelques exemples :
- pour former des collaborateurs, il est possible de proposer une animation de team building ou un séminaire ;
- pour féliciter des collaborateurs de leurs résultats, l’entreprise peut faire le choix d’une soirée, d’un séminaire ou d’une conférence ;
- pour développer sa notoriété, l’entreprise peut opter pour le stand d’exposition ou la soirée de lancement de produit ;
- etc.
Lors de ces premières étapes du projet, il est également important d’aborder la question du budget. Définir le budget de son événement d’entreprise est déterminant pour faire le choix du lieu, de l’animation, du nombre d’invités, etc.
Le lieu, la date et le style d’un événement d’entreprise
Le lieu correspond à l’espace au sein duquel va se dérouler l’événement. Les lieux participent à donner un style à l’événement. Ainsi, organiser une soirée dans un théâtre, sur une péniche ou dans les locaux de l’entreprise permet de créer des événements de différents styles.
Le choix du lieu dépend aussi du budget et du nombre de participants. Un séminaire en France ou à l’étranger, un événement inscrit dans une démarche durable, de nombreuses possibilités s’offrent aux entreprises.
Les disponibilités de la salle ou du lieu doivent être associées aux besoins de l’entreprise. Dans le cas des salons professionnels, les lieux et les dates sont fixes. Pour les lancements de produits ou les inaugurations d’entreprise, il convient de choisir une date stratégique afin que la majorité des invités puissent participer.
Zoom sur les activités et les animations
Pour organiser un événement d’entreprise, il ne faut pas négliger la partie activités et animations, car ce sont des étapes déterminantes dans la réussite du projet. Les activités et les animations doivent être imaginées en accord avec :
- l’objectif de l’événement ;
- la cible de l’événement ;
- l’ADN de l’entreprise ;
- le lieu.
Ainsi, votre agence événementielle vous propose de concevoir et de mettre en place une animation à l’image de votre entreprise. Selon le format et le type de l’événement, vous pourrez proposer à vos collaborateurs, partenaires, clients ou prestataires :
- un show musical ;
- une animation robot ;
- une animation d’hologramme ;
- des activités de réalité virtuelle ;
- des activités de réalité augmentée ;
- etc.
Communication et promotion des événements d’entreprise
Pour qu’un événement remporte le succès escompté, il faut mettre en place une stratégie de communication et en faire la promotion. Des outils de marketing et de communication peuvent alors être utilisés durant les trois phases d’un événement d’entreprise, à savoir :
- avant ;
- pendant ;
- après.
Avant l’événement, la communication sert à éveiller la curiosité et susciter le désir de participer à l’événement. Envoi des invitations, relances, création d’un site internet dédié et teasing sur les réseaux sociaux font partie du plan d’action proposé par votre agence événementielle.
Durant l’événement, il est possible de diffuser des photos ou des vidéos en direct sur les réseaux sociaux. Un photocall peut également être installé sur place.
Enfin, lorsque l’événement est passé, l’entreprise doit l’utiliser pour remercier les participants, alimenter ses réseaux sociaux et l’inscrire dans son histoire de marque.
Aspect technique de l’organisation d’un événement d’entreprise
La technique, la logistique et la gestion des imprévus sont au cœur d’une organisation réussie d’un événement d’entreprise. Cet aspect technique doit être anticipé grâce à un rétroplanning. Fortes de nombreuses années d’expérience, les équipes de votre agence d’événementiel prennent en charge tous ces éléments, comme :
- les réservations ;
- les livraisons ;
- la sonorisation de la salle ;
- l’éclairage de la salle ;
- la décoration ;
- la création, l’impression et l’installation des supports de communication ;
- etc.
Penser création et innovation pour son événement d’entreprise
Enfin, la dernière étape de l’organisation d’un événement d’entreprise est en réalité un état d’esprit, car, en effet, vous allez devoir être créatif et innovant. Dans l’événementiel, il ne s’agit pas d’organiser une soirée d’entreprise parce qu’il faut en faire une. Sinon, vous prendriez le risque de proposer un événement lisse et sans saveur.
Au contraire, pour marquer les esprits et donner du relief à votre événement, il faut penser création et innovation dans tous les domaines, qu’il s’agisse :
- du choix du lieu ;
- de la restauration ;
- du mobilier ;
- des supports de communication ;
- de l’animation ;
- de la décoration de la salle ;
- etc.
Il faut créer un concept unique à appliquer à l’ensemble des éléments de l’organisation. C’est parce que votre événement d’entreprise ne ressemblera à aucun autre qu’il pourra remplir son objectif, que les participants en parleront et qu’il servira votre image de marque.
Notre équipe de professionnels de l’événementiel est à votre service pour construire avec vous ce projet, étape par étape.
Vous gagnez du temps, vous gagnez en efficacité et vous avez l’occasion de proposer à vos invités un événement à la hauteur de votre marque. Car un événement professionnel réussi correspond à une date importante dans la vie d’une marque. Le public, les prospects ou les collaborateurs se souviennent d’un événement impactant, innovant, performant et créatif. L’événement permet de créer un lien fort entre eux et la marque. L’organisation de l’événement doit donc être irréprochable. Alors n’hésitez plus, faites le choix de la réussite et mettez l’événementiel au service de votre marque.
By Absolute Event, Studio de création événementielle.