Comment imaginer le déroulé de votre inauguration

Plus qu'une inauguration, une mise en valeur de votre entreprise

Inaugurer les nouveaux locaux d’une entreprise est toujours un moment crucial, source d’enjeux importants et de retombées pour l’entreprise.
Comme tous les projets événementiels, celui-ci répond à des règles de montage dites « classiques » mais doit également être spécifiquement conçu pour être efficace.

Voyez loin...vous maîtriserez mieux !

La règle de l’anticipation est souvent valable partout mais l’objet même d’une inauguration vient renforcer son utilité. Précédant l’événement, l’énergie est souvent focalisée sur les délais de finition des travaux, les déménagements, l’installation du personnel ou l’aménagement des nouveaux bureaux : le projet d’inauguration semble lointain et naturellement procrastiné. Le rétroplanning événementiel précis est pourtant essentiel et la réussite de l’événement en dépend. Aussi, les phases de création, ciblage et envois d’invitations, communication, mise au point de happening, d’utilisation éphémère des espaces (avant aménagements définitifs) ou de préparation des visites clients doivent être travaillées en détail.

écrivez l'histoire que vous voulez raconter !

La question du « Story-telling » est devenue essentielle en communication et une société doit concevoir son événement d’inauguration en intégrant les objectifs qu’elle cherche à atteindre : valoriser ses nouvelles technologies, mettre en avant sa maîtrise du RSE, faire-valoir ses équipes, présenter son niveau de sécurité ou la qualité de son confort… Autant de points précis à définir pour rester dans l’axe stratégique choisi. A contrario, il sera utile d’identifier les points sensibles qui pourraient venir perturber un scénario idéal de l’inauguration. Il est recommandé de prioriser et de limiter les objectifs à atteindre pour rendre lisible le chemin de fer*.

créez une surprise dans la nouveauté !

Pour marquer de façon très forte l’événement, l’idéal est de superposer la nouveauté du bâtiment avec une animation créative. L’idée est d’associer le changement à une mise en valeur originale créer spécifiquement sur le site. Quelle qu'en soit la forme : mise lumière, animation musicale, forme du cocktail ou de la visite, scénarisation de la cérémonie d’inauguration, etc… la créativité devra rester en adéquation avec la culture de l’entreprise et son identité pour capitaliser et renforcer des valeurs reconnues par les invités. Animer et mettre en valeur suppose de respecter des rythmes logistiques de déroulement, des codes particuliers de protocoles et parfois des spécificités culturelles incontournables. Attention, surprise ne veut pas dire décalage.

utilisez toutes les nouvelles armes du marketing évènementiel !

Le digital a fait son entrée en force dans le marketing événementiel. Ne pas l’utiliser dans un projet d’inauguration, c’est se priver de différents outils particulièrement efficaces. De l’envoi à la gestion des invitations, relances, informations diverses concernant l’événement (accès, hôtellerie, tenues, spécificité alimentaire, etc.) les plateformes personnalisées offrent des informations en temps réel et une souplesse d’utilisation dont il ne faut plus se passer pour la gestion des événements.

Par ailleurs, l’ensemble de la communication sur l’événement peut être piloté sur les réseaux sociaux, diffusée en direct, retransmise en podcast, faire l’objet de communication produits, gamins et autres outils d’animations pré et/ou post événement. Les inaugurations restent des événements très spécifiques nécessitant une expertise confirmée pour leur pilotage. L’expérience de plus de 20 ans d’Absolute Event vous garantit d’avoir les bons réflexes et les bonnes idées… aux bons moments !

* Déroulé chronologique détaillé d’un événement

By Absolute Event, Studio de création événementielle