Les 5 vrais dangers dans la réalisation d’un événement

Par Absolute Event le 02 septembre 2016

Organiser un événement d’entreprise est un exercice qui peut s'avérer périlleux. Afin que celui-ci puisse se dérouler dans les meilleures conditions, il convient de connaître au préalable les principaux obstacles qui se présenteront sur le  chemin pour les éviter plus facilement. Il serait tout de même un peu  long de lister l'ensemble des dangers potentiels dans la réalisation d’un événement… Cependant, tous ne sont pas bloquants, et c’est pourquoi nous avons choisi de nous focaliser sur les 5  principales erreurs à ne pas commettre afin d'éliminer les plus grands dangers dans la réalisation d’un événement.

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1/ Attention au cadre légal

Tout d’abord, il ne faut pas omettre de vérifier le cadre légal dans lequel doit se tenir l’événement en question, à savoir la souscription d'une assurance RC (Responsabilité Civile) par l’organisateur. Dans le cadre de programme relevant de forfaits touristiques (location d'espace, tranports, restaurantion, transferts...) il est obligatoire que l'agence soit bien immatriculée auprès d'ATOUT FRANCE en tant qu'Opérateur de Tourisme (Code du Tourisme L201.1).

La garantie financière légale est délivrée par l'APST (Association Pour le Soutien du Tourisme). Si le cadre légal n'est pas respecté, en cas de problème, les assurances ne pourront pas fonctionner et la responsabilité sera engagée tant  pour l'entreprise que pour le dirigeant (responsabilité pénale).

2/ Le budget, le budget, le budget ! 

En ce qui concerne le budget, il convient de faire preuve de sagesse au moment de la répartition des fonds disponibles entre les différents postes de dépenses. Pour vous donner un exemple concret, les participants ne seront pas emballés si la qualité des animations ou de la restauration laisse franchement à désirer. Et ce même si des efforts évidents ont été consentis sur la qualité hôtelière et/ou le transport. Il vaut mieux faire un événement de qualité dans la mesure de ses moyens, plutôt que de voir trop grand en faisant des économies sur le confort des participants.

3/ La logistique au cœur du projet

Au niveau de la logistique, un événement bien perçu par les personnes qui y prennent part repose sur un savant dosage entre les périodes de réunions plénières, les ateliers, et les activités de loisirs/team building. Ces phases de travail puis de détente doivent se succéder de façon naturelle, sans que les participants aient l’impression qu’on leur demande d’enchaîner les activités à marche forcée.

De plus, le temps nécessaire pour les déplacements, les éventuels transferts d’un lieu vers un autre, ne doit pas être négligé – pas davantage, d’ailleurs, que le temps de repos. Cette problématique du timing ne doit pas être prise à la légère, ni gérée trop tardivement, car à tout faire dans l’urgence, le risque est grand de commettre une erreur dont les conséquences, une fois l’événement lancé, pourraient être des plus néfastes.

Le timing de réalisation est également très important dans la logistique d'un projet. Lorsque les délais de conception sont trop courts, il n'est pas possible d'affiner et de régler tous les détails sur le programme général. Pensez à anticiper !

4/ Une com' qui détonne

En outre,  la communication revêt un caractère primordial dans le cadre de la réalisation d’un événement. En effet, ce dernier doit être l’occasion de positionner clairement les messages. La clarté des supports et la qualité des médias sont donc essentielles, tout comme la déclinaison de la charte graphique de l’événement. Toutes les personnes conviées doivent se sentir véritablement impliquées.

Il ne faut pas non plus négliger l’importance des interventions orales des participants, car leur durée et leur qualité influent  également sur la portée du message. De surcroît, il est préférable de communiquer en amont de l’événement, pour  créer un sentiment d'attente, de teasing  et gagner en notoriété.

5/ Des activités qui plaisent

Enfin, pour en revenir aux activités de loisirs, une erreur fréquemment rencontrée consiste à ne pas suffisamment les adapter aux différents profils des participants. Pourtant,  intégrer notamment leur condition physique et leur tranche d’âge est crucial pour créer de l'engagement. Le lieu de destination et/ou la période de l’année figurent également parmi les critères à ne pas négliger. Certes, ces critères comportent une part inhérente de subjectivité car ils dépendent de vos attentes et de vos besoins, mais il faut veiller à les intégrer en amont de votre réflexion.

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