Quelles sont les principales qualités attendues d’un chef de projet événementiel ? Quels plaisirs et quelles motivations peut-on trouver à ces postes très particuliers ?
Interview de Juliette, responsable des organisations dans l’agence Absolute Event, nous livre sa vision du métier et nous accorde quelques confidences…
▶️ Avez-vous suivi une formation spécifique pour entrer chez Absolute Event ?
Ah Ah… ! (rires) La formation… Parlons-en ! J’ai effectivement suivi une formation de BTS Communication, mais elle s’est avérée très compliquée dès lors que je suis entrée en alternance… Le décollage entre la réalité professionnelle et les cours était tellement énorme que j’avais réellement la sensation de perdre mon temps en cours ! En revanche, la découverte et l’apprentissage de mon métier de gérante de projet me passionnait, ce qui rendait d’autant plus difficile le retour à la théorie… Les profs sont souvent en dehors de la réalité et le formalisme exigé ou les procédures figées paraissent d’un autre monde ! Les mises à jour sont souvent loin d’être faites !… (rires)
▶️ Qu’avez-vous appris sur votre poste ?
La progression a évidement été progressive… Pour apprendre, il faut faire des erreurs et avoir une hiérarchie qui accepte ce principe ! Se sentir encadré apporte la confiance nécessaire à l’apprentissage et l’épanouissement : je me suis senti bien dans ce job et les expériences successives sont venues renforcer la confiance en moi qui était assez limitée quand j’ai commencé ! … (rires) Avec ce que l’on appelle « le terrain », c’est-à-dire le moment où concrètement se réalise tout ce que l’on a préparé, on apprend beaucoup pour modifier et améliorer les préparations.
Je me souviens par exemple de ce choix d’hôtel que j’avais fait pour notre équipe : guidé par le souci de ne pas grever le budget logistique, j’avais réservé un hôtel trop éloigné du lieu de l’évènement… J’ai mesuré mon erreur lorsque, épuisée au petit matin, nous avons mis un temps fou à rejoindre nos lits… J’ai appris ce jour-là à intégrer des dimensions qu’on ignore en restant au bureau !
▶️ Quelles qualités attendez-vous de vos chefs de projets ?
Elles sont nombreuses ! La première est l’envie de se donner à fond dans les missions confiées. Notre métier est un métier de passionné et vous ne pouvez pas bien le faire si vous ne l’êtes pas vous-même ! En second, je dirais la concentration. Une organisation, c’est comme une montre : une petite pièce est défaillante et la montre peut s’arrêter ou ne pas être à l’heure… Il faut être très exigeant avec soi-même. Dans le cadre d’un projet innovant que nous réalisons, mes relations avec les pilotes de la patrouille de France m’ont confirmé un principe que j’appliquais déjà : « Dans le doute…, pas de doutes »
En bref, il faut toujours être certain à 100 % de ses décisions et préparation. Le « ça devrait le faire » n’est pas envisageable !…(rires) Une troisième qualité serait la gestion du stress. Notre métier est réputé pour être un des plus stressants (après les traders !). C’est donc important de garder son sang-froid dès lors que les projets se superposent. Seuls, la hiérarchisation des priorités et le travail de préparation rassurent : un chef de projet doit connaître tout le scénario par cœur pour pouvoir agir rapidement en cas de changements, c’est vraiment essentiel.
▶️ Quelles sont vos relations avec les clients ?
Elles ne peuvent être orientées que vers le service. Les clients nous confient une mission parce qu’ils n’ont pas le temps ou la compétence pour piloter le projet. De ce fait, notre rôle est d’apporter de la sérénité, répondre aux inquiétudes, rassurer avec des éléments tangibles. La dimension de confiance est capitale. Plus un client nous délègue une organisation, plus nous nous sentons investis dans celle-ci. C’est presque une histoire d’amour-propre et d’honneur de réussir le challenge ! C’est très stressant mais très motivant et gratifiant.
Je crois que c’est là le moteur de ma motivation : quand je constate en fin de projet que le client et les invités sont contents, c’est une vraie satisfaction pour moi et mon équipe. Certains parleront de « revers de la médaille » en évoquant la disponibilité qu’il faut avoir, mais je pense que cette disponibilité est intégrée dans la motivation initiale : on doit réussir une mission et peu importe le temps et le moment pour s’y préparer. L’objectif est plus important que le reste, ça fait partie de l’équation et de l’ADN d’un chef de projets !
▶️ Avez-vous déjà eu peur de faire des erreurs ?
Celui qui ne fait pas d’erreur n’apprend rien… Bien sûr, si cette peur disparaît, c’est là que ça devient dangereux ! La routine est souvent fatale et c’est encore plus vrai en événementiel : les organisations se suivent, mais ne se ressemblent pas. Les contextes changent, les lieux, les interlocuteurs, les prestataires, les technologies… S’adapter en permanence est nécessaire et encore plus vrai avec la crise que nous traversons. Si on prend l’exemple du digital, il y a 3 ans, nous n’envisagions même pas de créer des plateformes digitales, des événements en streaming et autres animations numériques pour animer des séminaires…
L’événementiel à cette particularité d’accompagner les évolutions et proposer des innovations. C’est tout le plaisir du skieur hors-piste qui peut faire une nouvelle trace dans une neige vierge !… (rires) Mais bien sûr, c’est aussi les risques à maîtriser et le professionnalisme à avoir pour aller ouvrir des voies nouvelles.
▶️ Comment abordez-vous vos projets ?
La première étape est de bien comprendre ce qui a été créé avec le client. Quel concept ? Quelle mécanique de fonctionnement ? Quel esprit ? Pour quelle population ? Dans quel cadre ? Etc… Il faut vraiment être en phase avec l’origine du projet : ce sont les fondations de l’évènement. La seconde étape est d’identifier le cadre financier. De quel budget dispose-t-on pour réaliser le projet. C’est une dimension essentielle, car elle détermine pour moi les moyens que je peux mettre en œuvre pour réussir la mission.
Notre agence événementielle fonctionne avec l’idée que nous avons un objectif de résultat et pas seulement de moyens. Cela signifie que je dois réussir le projet en respectant mon budget, car aucun supplément ne sera demandé au client. C’est donc à moi de bien évaluer l’ensemble des postes pour maîtriser la rentabilité. Il m’arrive parfois d’être dans une impasse avec des budgets trop limités par rapport à l’objectif et la décision de faire où ne pas faire relève alors de ma direction. Nous nous réunissons alors pour décider du niveau de qualité acceptable ou non à livrer pour se lancer dans le projet.
▶️ Quelle serait votre conclusion ?
Ce métier est passionnant, mais il ne faut pas y venir parce qu’il brille de l’extérieur… Les moments forts ne sont le fruit que d’un travail rigoureux, de beaucoup d’implication et de pas mal de stress. Il sont aussi les seuls à apporter des émotions uniques et successives que peu de métiers ont la chance de vivre !
