Une inauguration est un moment important dans la vie d’une entreprise. Présenter de nouveaux bureaux, un nouveau magasin ou une nouvelle usine est l’occasion pour l’entreprise de souligner son dynamisme, de se positionner sur le marché et de renforcer l’attachement à sa marque.
Mais comment se déroule une inauguration ? Votre agence événementielle vous propose de découvrir les six étapes du déroulement d’une inauguration. Tout au long de ces étapes, qui doivent être adaptées au lieu, aux invités et aux objectifs de l’entreprise, il faudra retrouver de l’émotion, de la surprise et de la maîtrise technique. Explications.
Étape n°1 d’une inauguration : l’accueil des invités
Accueillir les invités est la première étape de toute inauguration. L’accueil doit être personnalisé. Il est important de consacrer du temps à chaque invité afin de le mettre à l’aise. Accueil VIP ou accueil institutionnel, verre d’accueil ou remise de cadeaux et vestiaire sont autant d’éléments qu’il est important de définir en amont de l’événement. Le jour J, tout doit être en place pour accueillir les invités, qu’il s’agisse de clients, de partenaires, de collègues, de journalistes ou d’officiels.
Cette première étape peut être l’occasion de dévoiler une partie des événements à venir avec, par exemple, la visite de l’usine, de nouveaux bureaux ou la présentation de nouveaux produits.
Étape n°2 d’une inauguration : la visite
La visite est au cœur d’une inauguration, car elle permet de présenter concrètement les nouveautés. Son organisation doit être millimétrée et tenir compte, selon les cas, de protocoles de sécurité stricts. En effet, la visite de certaines zones sensibles nécessite des protocoles de sécurité, car les invités peuvent être amenés à déambuler au milieu d’une usine, de machines industrielles, etc. Dans ce cas, il faudra prévoir une nouvelle étape afin que les invités puissent se munir d’équipements de sécurité.
La visite de l’usine, d’un magasin ou d’une nouvelle boutique doit suivre un cheminement bien particulier. Tout au long du parcours, des commentaires ou explications sont communiqués aux invités. Des traductions peuvent aussi être nécessaires. Effets sonores et effets de lumière donneront du rythme à la visite.
L’organisation d’une visite est idéale pour présenter les changements de façon concrète. Le parcours permet de conduire les invités vers une nouvelle zone où se déroulera la troisième étape de la soirée d’inauguration.
Étape n°3 d’une inauguration : le discours et la cérémonie du ruban
Il s’agit de la partie la plus protocolaire d’une inauguration ou d’une ouverture d’une nouvelle boutique. Le discours et la cérémonie du ruban vont sceller de manière définitive l’ouverture de ce nouveau lieu.
Concernant le discours, il doit être préparé avant la soirée d’inauguration. Ce discours est l’occasion de faire passer des messages forts. Il ne doit pas être trop long, mais dynamique et marquant.
La cérémonie du ruban est un autre moment clé d’une inauguration ou du lancement d’une nouvelle boutique. Des invités VIP peuvent participer à cette cérémonie.
Ces deux événements dans l’événement sont parfois précédés d’un film rétrospectif et accompagnés d’une scénographie particulière.
Étape n°4 d’une inauguration : la surprise
Pour une entreprise, il est important que l’inauguration marque les esprits. Elle scelle le lancement d’une nouvelle activité ou de nouveaux produits ou services. Pour cela, il est important de créer la surprise. Cette surprise prend des formes très variées afin de correspondre exactement à l’entreprise et à l’événement organisé.
En effet, aucune inauguration ne se ressemble, même s’il y a des codes à respecter. La surprise peut se traduire par :
- le dévoilement d’une plaque inauguratrice ;
- une mise en lumière des nouveaux bureaux, du magasin ou de l’usine ;
- l’intervention d’une personnalisée connue ;
- une animation exceptionnelle ;
- un mapping 3D sur les murs du magasin ou de la boutique ;
- etc.
Dans l’événementiel, la surprise crée de l’émotion et rend l’expérience inoubliable pour les clients, les collègues, les partenaires et l’ensemble des invités. Pour trouver la bonne idée, faites confiance à une agence événementielle spécialisée dans la création de concepts originaux et d’événements d’entreprise inoubliables.
Étape n°5 d’une inauguration : l’animation
Comme nous l’avons vu, l’animation d’une inauguration peut faire partie de la surprise, mais elle peut aussi être programmée plus tard dans la soirée ou la journée. Le rôle de l’animation est triple, à savoir :
- donner du rythme à l’événement d’entreprise ;
- créer de l’émotion ;
- offrir aux invités une expérience mémorable.
Il existe différents types d’animations ou activités pour sublimer des événements professionnels. Votre agence événementielle est à votre disposition pour vous donner des idées d’animations innovantes et mettre au point une animation sur mesure en fonction de :
- vos objectifs ;
- votre ADN ;
- votre public ;
- votre espace inauguré.
L’animation doit donc être à l’image de l’entreprise, tout en s’adaptant au lieu, qu’il s’agisse d’une usine, de bureaux, d’un magasin, d’une boutique, des locaux d’un siège social, etc.
Les idées d’animations se mettent au service de votre événement pour sublimer votre soirée d’inauguration. Voici quelques idées d’animations ou d’activités que pourra vous proposer votre agence événementielle :
- une démonstration de produits ;
- un hologramme ;
- une visite virtuelle ;
- une animation de réalité augmentée ;
- un concours ;
- une animation photo et vidéo 360° ;
- etc.
Étape n°6 d’une inauguration : la restauration
Parmi toutes les étapes de l’organisation d’un projet d’inauguration, il ne faut pas négliger la partie restauration. Les entreprises ont le choix parmi des formats variés, comme :
- un buffet dinatoire ;
- un cocktail dinatoire ;
- un diner.
L’agence événementielle vous oriente vers une restauration qui a du sens pour votre entreprise et votre événement. La décoration, le dressage des tables, le choix des produits et leur présentation doivent être en accord avec le thème de l’inauguration et l’ambiance instaurée tout au long des étapes. À noter que ce thème et ce concept doivent être visibles dès l’envoi des invitations aux invités.
La logistique et l’aspect technique sont entièrement gérés par l’agence événementielle. Choix d’un prestataire, réservation des menus pour la date de l’inauguration, livraison des plats ou encore disposition des tables et des chaises, cet expert de l’événementiel se charge des moindres détails. Débarrassé de ces aspects techniques, vous pouvez vous consacrer pleinement à vos invités.
De même, l’agence événementielle prend en charge une étape fil rouge de l’inauguration : la création de souvenirs. Ainsi, tout au long de l’événement, l’équipe de l’agence événementielle réalise des photos et des vidéos qui pourront être utilisées plus tard pour la communication d’entreprise.
Entourez-vous de spécialistes des événements d’entreprise et organisez une inauguration qui marquera véritablement l’histoire de votre marque.
By Absolute Event, Studio de création événementielle.