Entre budget et objectif, temps de trajet et animation de team building, l'organisation d'un séminaire de rentrée dépend de très nombreux éléments. Pourtant, il fait partie des événements majeurs dans la vie d'une entreprise.
Alors, quels conseils suivre pour réussir l'organisation de son kick-off de rentrée ? Quelle est l'importance du choix de la date de cet événement ? Comment imaginer un programme sur mesure ? La date, le lieu, le planning et l'anticipation : nous vous proposons de découvrir les quatre piliers ou règles d'or de l'organisation d'un séminaire de rentrée.
Bien choisir la date de son séminaire kick-off de rentrée
L'organisation d'un séminaire de rentrée commence donc par le choix de la date. La date est un des quatre principaux éléments, car elle doit permettre de regrouper le maximum de personnes. En effet, pour que le kick-off de rentrée soit une réussite, il faut qu'il soit un événement d'entreprise qui rassemble.
Voici deux éléments à prendre en compte pour bien choisir la date du kick-off de rentrée :
- la date de la rentrée scolaire ;
- la disponibilité des participants.
Premièrement, les salariés ayant des enfants ont coché sur leur agenda la date de la rentrée scolaire. Il ne serait donc pas judicieux de choisir cette date, ou la veille, pour organiser un séminaire de rentrée.
Deuxièmement, le séminaire de rentrée peut avoir lieu dans le courant du mois de septembre, mais également à la fin du mois d'août. La fin août est une période propice pour rassembler des collaborateurs. Ils sont encore un peu en vacances, ce qui permet de leur offrir une reprise tout en douceur.
Troisièmement, la date du séminaire de rentrée devant remporter l'adhésion du plus grand nombre, il convient de la choisir méthodiquement. Compétition sportive ou vacances des salariés, l'entreprise prend en compte plusieurs éléments pour proposer une date où le plus grand nombre de collaborateurs peut se rendre disponible.
Les enjeux liés au choix du lieu de son séminaire de rentrée
Outre la date, le lieu du séminaire est un autre élément déterminant pour réussir l'organisation de son séminaire kick-off de rentrée. En effet, le lieu doit répondre à trois problématiques, car il doit être dépaysant, facilement accessible et il doit offrir toutes les commodités nécessaires à l'organisation d'un séminaire.
Un lieu de séminaire dépaysant et facilement accessible
Organiser un séminaire de rentrée dans un lieu dépaysant sort les participants du cadre traditionnel de l'entreprise. La découverte et l'aventure sont deux facteurs qui favorisent l'échange et le dialogue. De plus, en dehors du bureau, les éventuelles tensions ont tendance à s'apaiser. Les hiérarchies s'effacent au profit de la communication et du partage.
Mais un séminaire de rentrée doit également être facilement accessible. L'organisation d'un séminaire nécessite de prendre en compte le temps et le coût du trajet. Pour un séminaire d'une journée, il est préférable d'opter pour un lieu situé à proximité de l'entreprise. Cette solution représente une économie de temps, une économie d'argent, mais elle est également bonne pour la planète. Les séminaires de rentrée sur deux jours peuvent être organisés dans des endroits plus exotiques.
Un lieu de kick-off de rentrée adapté aux besoins de l'entreprise
Pour finir, qu'il soit situé à une vingtaine de minutes de l'entreprise ou à plusieurs dizaines de kilomètres, le lieu du kick-off doit faciliter son organisation. Cela signifie que les entreprises sont à la recherche d'un endroit idéal qui offre des prestations de qualité selon leurs besoins :
- une salle pour organiser une réunion plénière ;
- un lieu de restauration collective ;
- des espaces de détente ;
- des lieux pour organiser une activité de team building ;
- des hébergements pour les séminaires sur deux jours ;
- un espace pour l'organisation d'une soirée à thème ;
- etc.
Atelier de travail, activités de team building ou soirée d'entreprise, l'organisation d'un séminaire de rentrée passe par la location d'un endroit qui répond à tous les objectifs de l'entreprise.
Pour trouver une location sur mesure, il est possible de faire appel aux services d'une agence événementielle. En fonction de votre budget et de vos objectifs, l'agence spécialisée dans les événements professionnels vous propose des idées pour organiser un séminaire de rentrée personnalisé.
Établir un programme de séminaire de rentrée sur mesure
Le programme du séminaire de rentrée est un autre facteur de succès de l'événement. Activités de team building pour la cohésion d'équipe, présentation des objectifs de fin d'année ou encore moments de détente pour créer une nouvelle dynamique, un kick-off de rentrée nécessite une organisation sans faille. Voici deux conseils pour établir un programme de séminaire de rentrée sur mesure.
Premièrement, il est important d'alterner les temps de travail et les temps de pause et de détente. Le programme d'un kick-off de rentrée peut donc contenir :
- une réunion plénière ;
- un atelier de travail ;
- une séance de brainstorming ;
- une session de formation ;
- une présentation des projets à venir ;
- des activités de team building ;
- une pause café, déjeuner ou goûter ;
- du temps libre ;
- etc.
Deuxièmement, l'organisation d'un séminaire kick-off de rentrée doit favoriser la convivialité, l'échange et la communication. Ainsi, les anciens et les nouveaux salariés, ainsi que les équipes qui n'ont pas l'habitude de travailler ensemble pourront être mêlés afin de faire connaissance :
- équipe technique ;
- équipe administrative ;
- équipe marketing ;
- équipe commerciale ;
- équipe de production ;
- etc.
Toutes les équipes se mélangent et se rencontrent au cours des différentes activités organisées lors du séminaire.
À Toulouse, Lyon, Paris, Bordeaux ou dans n'importe quelle autre ville de France, pour bien organiser son séminaire de rentrée, il faut donc privilégier des activités qui poussent les collaborateurs à se découvrir autrement que dans le cadre traditionnel du travail.
Faire de l'anticipation le succès de l'organisation de son séminaire de rentrée
Le dernier pilier de l'organisation d'un séminaire de rentrée est l'anticipation. En effet, il fait partie des événements d'entreprise qui ne peuvent pas s'improviser. Au contraire, ils doivent être réfléchis et pensés suffisamment en amont afin d'offrir une expérience mémorable aux participants. Les entreprises peuvent faire le choix d'organiser elle-même leur kick-off de rentrée ou elles peuvent confier cette organisation à une agence événementielle.
Anticiper l'organisation de son séminaire présente plusieurs avantages :
- proposer des animations originales ;
- trouver un cadre répondant à tous les critères ;
- rassembler le maximum de participants ;
- atteindre les objectifs fixés ;
- offrir un moment convivial aux participants ;
- motiver les équipes et renforcer l'esprit d'équipe ;
- etc.
Un séminaire de rentrée est un événement professionnel déterminant, car il conditionne les résultats de fin d'année. Pour motiver les équipes et les faire reprendre le travail en confiance après les congés d'été, il est important de ne négliger aucun détail :
- choix des prestataires ;
- mise en place d'une animation originale ;
- réalisation du plan de table ;
- définition des menus ;
- communication du planning et d'un éventuel dress code pour la soirée d'entreprise ;
- préparation du discours ;
- remise de cadeaux ou de prix individuels ;
- etc.
Alors, pour maîtriser chaque paramètre et pour faire de votre séminaire de rentrée un véritable succès, organisez-le suffisamment tôt en suivant les conseils d'un expert de l'événementiel et des séminaires d'entreprise.
En résumé, les piliers de l'organisation d'un séminaire de rentrée permettent aux entreprises d'atteindre leurs objectifs. En effet, en fonction de l'objectif de chaque entreprise, il convient d'adapter le lieu du séminaire, son planning ou encore sa date. Mais dans tous les cas, il est nécessaire d'anticiper cet événement professionnel afin d'en faire un véritable moment de partage et de convivialité.
By Absolute Event, Studio de création événementielle.